Персональный ассистент: кто, зачем и почему? Записки эксперта по подбору персонала.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О.________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Помощник руководителя относится к категории специалистов.
1.2. Помощник руководителя назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Помощник руководителя подчиняется непосредственно генеральному директору компании.
1.4. На время отсутствия помощника руководителя его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность помощника руководителя назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование - высшее или неполное высшее, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства.
1.6. Помощник руководителя руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности
2.1. Планирует рабочий день руководителя (встречи, звонки, прием, пр.).
2.2. Осуществляет техническое обеспечение деятельности руководителя (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.)
2.3. Сопровождает руководителя на встречах, в поездках, пр.
2.4. Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров.
2.5. По поручению руководителя согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений.
2.6. Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых генеральному директору, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю.
2.7. Ведет делопроизводство, получает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, принимает документы и личные заявления на подписьруководителя, ведет их учет и регистрацию, передает руководителю.
2.8. Ведет запись на прием к руководителю, организует прием посетителей.
2.9. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.
2.10. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.11. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

3. Права
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

О его месте в системе управления часто говорят, о его роли в современном бизнесе много написано, сфера его влияния расширяется, а функционал усложняется из года в год. Неизменным остается только его статус. Помощник – кто он? Чем занимается? Почему его скромная персона привлекает к себе столько внимания?

Из истории профессии

Считается, что первые помощники появились в Древнем Риме. Римская юриспруденция, выработавшая формулы для правовых сделок, нуждалась в облачении их в традиционный письменный вид. Постепенно механическая работа над правовыми материалами становится не только более самостоятельной, творческой, но и почти исключительной. Ее представителями в эпоху республики были scribae и exceptoreset notarii – писцы, занимавшиеся облечением правового материала в документальную форму. Scribae состояли на государственной службе, exceptores et notarii – на службе у частных лиц. Должность scribae могли занимать лишь римские граждане, не лишенные гражданской чести, а лица, подвергшиеся умалению гражданских прав, не имели доступа к этой должности. Избрание их было пожизненным и не ограничивалось сроком службы, а простиралось и на преемников. Scribae мог уступить свое место другому лицу за вознаграждение.

Из более способных писцов магистраты избирали себе помощников, в обязанность которых входило изготовление публичных документов (tabulae publicae) и ведение общественных счетов (rationes), вследствие чего они и назывались scribae librarii. Помощники занимали высокое общественное положение. Одним из дошедших до нас из глубин веков является имя приближенного помощника древнеримского императора Августа – Мецената, выполнявшего дипломатические, политические и частные поручения. Его покровительство поэтам, художникам и ученым сделало имя «Меценат» нарицательным.

Кого берут в помощники?

Руководитель сегодня – это прежде всего лидер, который отличается интеллектом, гибким мышлением, способностью к анализу и самоанализу, эмоциональной зрелостью, организаторскими способностями и удивительной работоспособностью. Естественно, что такой руководитель не может существовать в вакууме. Он нуждается в связующем звене, проводнике своих идей, задач, в человеке, который возьмет на себя решение многих проблем, освободит от бремени текучки. Чем быстрее развивается бизнес, тем крупнее компания и успешнее руководитель, а значит, потребность в серьезном помощнике становится насущной.

Выбирая себе персонального ассистента, успешный руководитель заявляет максимально высокие требования не только к его образованию, профессиональным качествам, опыту работы, практическим навыкам, но и к личностным характеристикам.Персональный ассистент – это не столько должность, сколько особый статус доверенного лица, в котором нуждается руководитель. Персональный ассистент – это профессионал, ответственный человек, способный взять на себя огромные обязанности по обеспечению деятельности руководителя, освободить его от нерациональной траты времени.

Действительно профессионального помощника найти сложно. Опытный специалист по подбору персонала подходит со всей ответственностью к выбору личного помощника руководителя: даже не рассматривает предложения соискателей, часто меняющих работу, без образования, опыта работы, не вызовут его интерес и резюме, составленные с грамматическими и стилистическими ошибками.

Бытует мнение, что помощником может быть человек в возрасте от 25 до 30 лет. Многие специалисты весьма скептически относятся к установлению подобных границ. Работа, требующая высокого напряжения и большой концентрации внимания, предъявляет особые требования к профессионализму, психологической устойчивости, коммуникативным навыкам, которые приобретаются исключительно за счет знаний, опыта, репутации. Именно поэтому в последнее время должность личного помощника существенно «повзрослела». Ориентируясь на совокупность объективных и субъективных параметров и характеристик, надежным помощником можно считать лицо, достигшее полной личностной и профессиональной зрелости. С этой точки зрения 30-летие – это не завершающий этап карьеры помощника, а, скорее, ее отправная точка.

Еще совсем недавно личными помощниками становились в основном представительницы прекрасного пола. Сегодня помощник-мужчина – это уже не редкость – его отличает целеустремленность, решительность и эмоциональная сдержанность, он обладает интеллектом, способностью к стратегическому мышлению. В свою очередь, женщины-помощники более стрессоустойчивы, лучше адаптируются, тоньше чувствуют нюансы отношений благодаря своей гибкости, быстро находят выход из сложной ситуации, внимательны к деталям и обладают умением слушать, более терпеливы при выполнении рутинной работы. Поэтому выбор помощника должен основываться не на его половой принадлежности, а на профессионализме, совокупности навыков.

Требования к образованию кандидата на должность персонального ассистента не слишком жесткие: им может быть специалист, имеющий высшее образование в любой области, главное – наличие других составляющих, необходимых для осуществления функционала по данной позиции. Чаще всего в роли помощников преуспевают гуманитарии – специалисты в области туристического бизнеса, связей с общественностью и документационного обеспечения управления, историки, переводчики, журналисты, филологи. Помощник может иметь техническое, экономическое или юридическое образование – такие специалисты нередко обладают аналитическим складом ума, демонстрируют свои способности при подготовке обзоров, отчетов или кураторстве проектов, выполняют задания повышенной сложности. И конечно, всегда приветствуется образование, соответствующее профилю компании.

В то же время требования, предъявляемые к опыту работы, профессиональным навыкам помощника, очень высоки. Не правы те, кто думает, что персональному ассистенту достаточно владеть секретарскими навыками – знать иностранный язык, владеть компьютером, иметь опыт составления деловых писем и обеспечения командировок, бронирования билетов и организации деловых встреч. Кроме всего вышеназванного, помощнику необходимо:

● обладать аналитическим складом ума и способностями к системному логическому мышлению;

● иметь хорошую память, обладать быстротой реакции;

● быть трудолюбивым, выносливым, стрессоустойчивым;

● иметь широкий кругозор, грамотную речь;

● уметь брать на себя ответственность;

● иметь хороший вкус;

● быть преданным корпоративным интересам и личным интересам своего руководителя.

Обязанности помощника

Среди основных обязанностей помощника руководителя можно выделить следующие:

● административная поддержка руководителя;

● планирование рабочего дня руководителя, координация и организационное обеспечение встреч и приема посетителей;

● информационно-аналитическая поддержка руководителя: поиск и обработка необходимой информации; подготовка информационных, аналитических и презентационных материалов, докладов и выступлений, аналитических обзоров, отчетов и т.п.;

● ведение деловой переписки руководителя;

● подготовка заседаний, советов, совещаний, проводимых руководителем, формализация итогов проведения деловых встреч/переговоров;

● участие в переговорах, деловых встречах, приемах; сопровождение руководителя на встречах, в поездках и т.п.;

● организация и обеспечение деловых поездок и встреч (логистика оптимальных маршрутов, бронирование билетов, номеров отелей, трансфер; визовое сопровождение; регистрация участия в конференциях и семинарах; организация досуга);

● осуществление взаимосвязей с представителями компаний, предприятий, организаций, органов государственной власти и управления для решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя; получение в органах государственной власти и управления документов и информации по поручению руководителя;

● устные и письменные переводы, языковое сопровождение деловых переговоров и встреч;

● организация презентаций и протокольных мероприятий, представительская деятельность;

●подготовка отчетности о расходах;

● выполнение личных поручений руководителя.

Данный перечень не является полным, в конкретной компании обязанности помощника могут варьироваться.

О доверии

Вопрос доверия – тот самый краеугольный камень, основа основ, на котором строится вся система взаимоотношений «помощник – руководитель». Для многих руководителей помощник – это не просто доверенное лицо, человек, обличенный тайной знания, но и почти член семьи. Степень доверия иногда столь высока, что ему доверяют конфиденциальную информацию, номера счетов в банках, платежные карты и пин-коды, крупные денежные суммы, шифры от сейфов, печати компании и личные секреты. Именно поэтому многие помощники обеспечивают не только организацию служебной деятельности руководителя, но и решают его семейные и домашние проблемы: покупают подарки членам семьи, заказывают корзины цветов близким, подбирают домашний персонал, организуют детские каникулы и т.п.

Важно помнить, что доверие оказывают помощнику, который:

● искусно владеет навыками делового общения;

● умеет слышать и слушать;

● соблюдает субординацию;

● сохраняет нейтралитет и конфиденциальность;

● поддерживает баланс между уверенностью и уступчивостью, имеет собственное мнение, готов отстаивать свою позицию, но хорошо понимает, когда это необходимо, а где нужно отступить.

Плюсы и минусы профессии

Начнем с того, чем обычно заканчивают, скромно оставляя «на потом», – с вопроса об оплате труда. Весьма высокие требования, предъявляемые к кандидатам на вакансию «личный помощник руководителя», так же как и серьезные предложения соискателей значительно подняли планку зарплатных ожиданий и предложений. В Москве приблизительная средняя заработная плата помощника руководителя варьируется от 40 до 60 тыс. руб., в регионах – от 20 до 30 тыс. Наличие опыта работы, рекомендаций, знание иностранных языков позволяют кандидату претендовать на более высокое вознаграждение.

Ежедневный управленческий опыт, возрастающий уровень ответственности, изменение характера решаемых задач позволяют помощнику приобретать на этой позиции бесценные знания. Помощник – должность, предполагающая постоянный рост и самореализацию, усовершенствование личностных качеств, способностей, талантов; открывающая реальные перспективы профессиональной деятельности. Учитывая все вышеперечисленное, профессиональный помощник в дальнейшем может претендовать, как минимум, на должность заведующего секретариатом, канцелярией, управления делами, но возможно и иное развитие событий – исполнительный, административный, управляющий директор или организация собственного бизнеса.

Оборотная сторона любой профессии – это та цена, которую мы платим за овладение профессиональными навыками. Рабочий день помощника длится дольше, чем рабочий день руководителя, поэтому зачастую начинается рано утром и заканчивается поздним вечером. Кроме того, личный помощник должен быть доступным для своего шефа практически круглосуточно. Если у руководителя только один ассистент, иногда сложно даже взять выходной, уйти в отпуск – помощник жестко ограничен отпускными рамками своего руководителя.

Кроме того, сложившиеся взаимоотношения, сработанность, личная привязанность к руководителю зачастую играют против желаний и стремлений что-либо изменить, делают помощника заложником конкретного должностного лица, а следовательно, и профессии.

Должность помощника необходимо рассматривать как стартовую площадку, а его карьерный и личностный рост зависит от целеустремленности, четкого осознания своих возможностей, желаний и количества приложенных усилий.

Имя в истории

Имена деятелей, оставивших след в истории мировой политики, культуры, науки, дипломатии известны всем, а вот имена их помощников, взявших на себя тяжелый и порою неблагодарный труд, способствующий рождению многих достижений, история не всегда сохраняет для потомков.

Павел Иванович Ягужинский ( 1683–1736) – помощник Петра I, государственный деятель и дипломат. Человек деятельный и энергичный, с 1701 года он стал неизменным спутником Петра I во всех походах и заграничных поездках, всюду оказывался на своем месте и заслужил расположение царя. В разные годы занимал должности генерал-прокурора Сената, полномочного министра при польском сейме в Гродно, кабинет-министра, был посланником в Вене, послом в Берлине. Петр I неоднократно доверял ему важные дипломатические миссии. Павел Иванович вел весьма непростые переговоры с королями Дании и Пруссии. Ягужинский как личный доверенный царя принимал участие во всех без исключения европейских конгрессах. В том числе и потому, что владел английским, немецким, испанским и французским языками, не говоря уже о польском и литовском. Император не ошибся в своем выборе генерал-прокурора. Ягужинский ревностно и очень оперативно выполнял все поручения Петра I. Он никогда не волокитил исполнение, как это частенько практиковали другие вельможи, а, получив какое-либо задание, уже через день-другой рапортовал Петру I о результатах.

Современники, наблюдавшие за Ягужинским на службе, единодушны в оценках: «Видный мужчина, с лицом неправильным, но выразительным и живым, со свободным обхождением, капризный, самолюбивый, был умен и очень деятелен; он в один день делал столько, сколько другой не успевал в неделю».

Петр Петрович Коновницын (1764–1822) – помощник Михаила Кутузова, генерал-адъютант, граф.Необыкновенно отважный и азартный к боевым делам, Петр Петрович в то же время был отличным штабным работником, предельно аккуратным, прилежным и пунктуальным.

Современники оценивали его как «необыкновенный тип русской натуры». После отступления из Москвы Кутузов назначил Коновницына дежурным генералом штаба русской армии, на плечи которого лег огромный груз организационной работы в армии: снабжение боеприпасами и продовольствием, фуражом и медикаментами, обмундированием и транспортом. Это назначение не было случайным: Михаилу Илларионовичу, при общей растерянности после потери Москвы, нужен был рядом уравновешенный и твердый человек. Кроме того, честный Коновницын как бы нейтрализовал начальника штаба Л. Беннигсена, интриговавшего против Кутузова. С этого времени Петр Петрович стал первым докладчиком у главнокомандующего, через него проходила вся боевая переписка Кутузова с подчиненными ему военачальниками.

В 1815–1819 гг. Коновницын занимал должность военного министра, с 1819 г. – член Государственного совета, начальник военно-учебных заведений, главный директор Пажеского и других кадетских корпусов и Царскосельского лицея.

Шарль Морис Талейран-Перигор (1753–1838) – помощник Наполеона Бонапарта, выдающийся французский полководец и государственный деятель. С его именем связана целая эпоха: королевская власть, революция, империя Наполеона, реставрация, июльская революция. Судьба связала этих людей на 14 лет. Наполеон ценил Талейрана: «Это человек интриг, человек большой безнравственности, но большого ума и, конечно, самый способный из всех министров, которых я имел». Талейран стал кавалером всех французских орденов и почти всех иностранных. Еще в 1807 г., на пике могущества Наполеона, Талейран задумался над тем, как долго будет продолжаться триумф императора. Будучи искушенным политиком, Талейран почувствовал, что пора уходить, и покинул министерский пост. Многоопытный дипломат не ошибся, предугадав крах Наполеона. Талейран, проявив чудеса дипломатии, убедил союзников оставить трон не наследникам Наполеона, а королевской фамилии – Бурбонам и, опять оказавшись в фаворе, стал министром иностранных дел и главой правительства в третий раз.

Алексей Андреевич Аракчеев (1769–1834) – помощник трех царей – Павла I, Александра I, Николая I.

Служил в гатчинском гарнизоне, переданном в полнейшее управление цесаревичу Павлу Петровичу, будущему императору Павлу I. На одном из таких смотров исполнительного поручика Аракчеева и заметил будущий император. Вскоре Аракчеев стал комендантом дворца, к своим обязанностям относился с исполнительностью и усердием – в любое время суток был на службе. При Павле I к своим 28 годам Аракчеев дослужился до коменданта Санкт-Петербурга и получил баронский герб, в который, с разрешения императора, вписал девиз: «Без лести предан». При Александре I приступил к широкому насаждению военных поселений, идея создания которых давно занимала его мысли, с 1815 г. фактически сосредоточил в своих руках руководство Государственным советом, Комитетом министров и Собственной его императорского величества канцелярией, был единственным докладчиком царю по большинству ведомств. С 1817 г., в царствование Николая I, занимал пост главного начальника военных поселений. Аракчеев отказался принять участие в подавлении восстания декабристов, за что и был отправлен Николаем I в отставку

Фридрих Энгельс (1820–1895) –помощник Карла Маркса, один изосновоположников научного коммунизма. Встреча с Марксом, состоявшаяся в Париже в 1844, положила начало творческому содружеству, продолжавшемуся вплоть до смерти Маркса. Энгельс активно участвовал в организации и деятельности «Союза коммунистов», вместе с Марксом написал программу Союза – «Манифест Коммунистической партии» и издавал «Новую Рейнскую газету», в 1849 г. участвовал в вооруженном восстании в юго-западной Германии. Получив наследство от отца, Энгельс оказывал постоянную материальную помощь Марксу. Вместе с Марксом руководил деятельностью I Интернационала. После его смерти принялся за издание томов «Капитала», составив из черновых рукописей Маркса окончательный текст.

Николай Константинович Рерих (1874-1947 гг.) – русский художник, философ, ученый, писатель, путешественник, общественный деятель, политик. Написал около 7000 картин и создал почти 30 литературных трудов, автор и инициатор Международного Договора об охране художественных и научных учреждений и исторических памятников (Пакт Рериха), основатель международного движения в защиту культуры. В 24 года стал помощником директора музея при Императорском Обществе Поощрения Художеств и одновременно помощником редактора художественного журнала «Искусство и художественная промышленность». Через три года занял должность секретаря Императорского Общества Поощрения Художеств.

Евгений Петрович Петров (Катаев) (1903–1942) – помощник русского прозаика Ильи Ильфа, писатель. Вместе с И. Ильфом написал пользовавшиеся огромной популярностью романы «Двенадцать стульев» и «Золотой теленок». В 1932–1937 годах Ильф и Петров писали фельетоны для газеты «Правда», в этот промежуток совершили путешествие по США, результатом которого явилась совместная книга «Одноэтажная Америка».

Творческое сотрудничество писателей прервала смерть Ильфа в 1937 году. Петров поступает на службу в газету «Правда», пишет киносценарии.

Во время Великой Отечественной войны работает корреспондентом газет «Правда», «Красная Звезда», Совинформбюро. Награжден орденом Ленина.

Игорь Васильевич Курчатов (1902–1960) – помощник физика Абрама Федоровича Иоффе, выдающийся физик, академик АН СССР, первый и многолетний руководитель советской ядерной программы.

В Курчатове органично сочетались таланты физика и организатора. Именно на него пал выбор академика А.Ф. Иоффе, который добился разрешения организовать в своем институте отдел ядерной физики и рекомендовал назначить руководителем атомной программы именно Курчатова – и это во многом определило быстрый успех разработки ядерного оружия. В 1943 г. Игорь Васильевич основал и возглавил институт, впоследствии получивший название Института атомной энергии АН СССР. Под его руководством был сооружен первый в Москве циклотрон, первый в Европе атомный реактор, созданы первая советская атомная бомба, первая в мире термоядерная бомба, сооружены первая в мире промышленная атомная электростанция и крупнейшая установка для проведения исследований по осуществлению регулируемых термоядерных реакций. 104-й элемент периодической системы Менделеева назван в его честь курчатовием.

Юрий Михайлович Батурин (1949 г.р.) – помощник Президента Российской Федерации, российскийполитик, ученый (юрист и политолог), летчик-космонавт (382-й космонавт мира и 90-й космонавт России), Герой Российской Федерации, Секретарь Союза журналистов Российской Федерации.

С 1993 по 1994 гг. работал помощником Президента России по правовым вопросам, в 1994–1996 – по вопросам национальной безопасности, в 1996–1998 – помощник Президента России. В 1998 г. назначен на должность космонавта-испытателя Российского государственного научно-исследовательского испытательного центра подготовки космонавтов им. Ю.А. Гагарина. С 2000 г. – заместитель командира отряда космонавтов по научно-исследовательской и испытательной работе. Это первый случай назначения гражданского лица на административную должность в военном отряде космонавтов, каковым является отряд ЦПК. С 2008 г. – член Научного совета при Совете Безопасности Российской Федерации.

М.Е. Тарасова,
руководитель организационно-административной службы
ЗАО «НК Руснефтехим»

УТВЕРЖДАЮ:

________________________

[Наименование должности]

________________________

________________________

[Наименование организации]

________________/[Ф.И.О.]/

«____» ____________ 20__ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Помощника директора

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность помощника директора [Наименование организации в родительном падеже] (далее - Образовательное учреждение).

1.2. Помощник директора относится к категории руководителей, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом [наименование должности непосредственного руководителя].

1.3. Помощник директора подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Образовательного учреждения.

1.4. На должность помощника директора назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по направлению профессиональной деятельности не менее 3 лет.

1.5. Помощник директора должен знать:

• законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации по вопросам образования и воспитания;
• приоритетные направления развития образовательной системы Российской Федерации;
• основные сведения о развитии образования в зарубежных странах, теорию и методы управления образовательными системами;
• локальные нормативные акты учреждения;
• основы гражданского, административного, трудового, бюджетного, хозяйственного законодательства в части, касающейся регулирования деятельности образовательных учреждений и их структурных подразделений;
• основы менеджмента, управления персоналом, управления проектами;
• локальные нормативные акты образовательного учреждения;
• требования к работе на персональных компьютерах, иных электронно-цифровых устройствах;
• организацию делопроизводства;
• правила по охране труда и пожарной безопасности.

1.6. Помощник директора в своей деятельности руководствуется:

• локальными актами и организационно-распорядительными документами Образовательного учреждения;
• правилами внутреннего трудового распорядка;
• правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
• настоящей должностной инструкцией.

1.7. В период временного отсутствия помощника директора, его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя], который назначается в установленном порядке, приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

2. Должностные обязанности

Помощник директора исполняет следующие обязанности:

2.1. Выполняет работу по обеспечению деятельности директора.

2.2. Обеспечивает поддержку взаимодействия директора с представителями органов исполнительной власти и руководителями организаций, его телефонных переговоров, координирует график заседаний и представительств руководителя на различных совещаниях, заседаниях, конференциях и семинарах с учетом его полномочий, обеспечивает его необходимой информацией для представительства в органах исполнительной власти и иных организациях.

2.3. В пределах предоставленных полномочий координирует работу структурных подразделений образовательного учреждения, руководит подчиненными исполнителями.

2.4. Ведет деловую переписку с организациями.

2.5. Получает необходимые сведения для директора от структурных подразделений образовательного учреждения, вызывает на прием работников по его поручению.

2.6. Принимает и передает телефонограммы, записывает сообщения и доводит их до сведения адресатов.

2.7. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директора.

2.8. Ведет делопроизводство, принимает корреспонденцию, поступающую на имя директора, систематизирует ее и докладывает ему о результатах выполнения принятых решений.

2.9. Передает документы в структурные подразделения образовательного учреждения конкретным исполнителям для использования их в работе либо исполнения и подготовки ответа и предложений по их реализации, осуществляет контроль за сроками исполнения поручений.

2.10. Организует прием посетителей, содействует оперативному рассмотрению их предложений и просьб.

2.11. В пределах предоставленных прав представляет директора в иных организациях.

В случае служебной необходимости помощник директора может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

3. Права

Помощник директора имеет право:

3.1. Давать подчиненным ему сотрудникам и службам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

3.2. Контролировать выполнение производственных заданий, своевременное выполнение отдельных поручений и заданий подчиненными ему службами.

3.3. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам его деятельности, подчиненных ему служб и подразделений.

3.4. Взаимодействовать с другими предприятиями, организациями и учреждениями по производственным и другим вопросам, относящимся к его компетенции.

3.5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.6. Пользоваться иными правами, установленными Трудовым кодексом РФ и другими законодательными актами РФ.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Помощник директора несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, - и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы помощника директора осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем - регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия - периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы помощника директора является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы помощника директора определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Образовательном учреждении.

5.2. В связи с производственной необходимостью помощник директора обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).

5.3. Для решения оперативных вопросов по обеспечению производственной деятельности помощнику директора может выделяться служебный автотранспорт.

6. Право подписи

6.1. Помощнику директора для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, отнесенным к его компетенции настоящей должностной инструкцией.

С инструкцией ознакомлен ____/____________/ «__» _______ 20__ г.

Руководство предприятием является ответственной и сложной задачей , топ-менеджер обязан выполнять множество процессов – контролировать работу подчиненных и выполнение предприятием заданного плана. Достичь все эти цели без хорошей поддержки просто невозможно, поэтому второй значащей личностью на предприятии или в бизнесе является помощник руководителя , обязанности и полномочия которого оставляют весомое впечатление.

Особенные характеристики

Толковыми ассистентами руководитель дорожит в такой же мере, как и офис-менеджерами, так как данная должность обязывает человека иметь не только основные базовые навыки, но и обладать множеством человеческих качеств:

• хорошим вкусом;
• развитым эстетическим чувством;
• внутренней готовностью;
• преданностью интересам предприятия;
• чувством такта и воспитанностью.

При этом помощник руководителя обязан в себе сочетать противоречивые черты :

1. Уметь подчиняться руководителю и приспосабливаться к особенностям его характера, но при этом быть способным на управление проектами, организовывать служащих самых различных рангов.
2. Кроме этого важно чувствовать тонкую грань ответственности, так как сделать больше ожидаемого значит выполнить работу руководителя, что не всегда приветствуется, а меньше – это оставить свои обязанности для доработки шефу.

Помощник руководителя, как правило, работает не за плату, а за идею, и наличие преданности является самой ценной чертой.

Перечень обязанностей помощника

Ассистенту вменяются следующие функциональные обязанности :

• контроль рабочего дня руководителя – встречи, совещания, деловые поездки, обеды;
• забота о рабочем месте шефа – контроль чистоты кабинета и поддержания в нем оптимального микроклимата;
• контроль корреспонденции, особенно входящих документов;
• ответы на звонки;
• предотвращение стрессовых ситуаций;
• проведение первичных переговоров;
• перевод;
• контроль над наличием необходимых канцтоваров.

Данный список может быть гораздо больше, при этом объем полномочий помощника может зависеть от масштаба предприятия или бизнеса.

Так, на небольших предприятиях данный специалист помимо своих обязанностей может заниматься хозяйственным обеспечением деятельности офиса, ведением первичной бухгалтерской документации, координацией работы водителей, курьеров, поставщиков.

В то время как на больших предприятиях руководитель имеет сразу двух помощников – делопроизводителя, имеющего отношение к работе с бумагами и звонками, и помощника – организатора рабочего дня.

Требования, предъявляемые работодателем к профессиональным навыкам соискателя

Требования у разных руководителей могут несколько отличаться в зависимости от их представлений об обязанностях помощника, кроме этого многие из них считают, что данное место предназначено для начинающих карьерную лестницу молодых специалистов.

Но наниматель с большими запросами будет искать только опытного специалиста в профессиональном и жизненном плане .

Основным требованием является наличие профильного образования средне специального или высшего, оптимальный вариант – администрирование и юриспруденция.

Но кроме этого соискатель должен:

• уметь быстро набирать текст;
• работать со всеми офисными программами;
• знать иностранный язык, минимум английский;
• не допускать в документах орфографических, стилистических и пунктуационных ошибок;
• уметь работать с нестандартными компьютерными программами, что предполагает наличие первичных навыков программирования;
• все знать о делопроизводстве и формировать документы с учетом нормативных требований;
• обладать грамотным формированием мыслей и поставленной речью;
• знать основы законодательства.

Личностные качества ассистента

Соискатель на место в приемной должен обладать определенными особенностями характера , которые ему пригодятся при исполнении обязанностей помощника:

1. Стрессоустойчивость – именно помощник первый примет на себя недовольство начальства или услышит ропот подчиненных.
2. Функциональность – ассистент должен уметь выполнять и контролировать несколько процессов одновременно.
3. Позитивность – такой специалист должен всегда излучать позитив, так как ему нередко приходиться общаться с компаньонами и деловыми партнерами.
4. Оптимизм – помощник обязан в любых неприятностях видеть перспективу и не бросать незаконченное дело.
5. Способность к обучаемости – стремление к новым познаниям и скрупулезность при изучении рабочего процесса обязательны.

Кроме этого характер ассистента должен дополнять характерные черты руководителя, что очень важно для гармоничного сотрудничества.

Ассистент – это правая рука руководителя, его работа предполагает постоянное нахождение при начальстве и исполнение всех его поручений, а именно:

1. Контроль документооборота руководителя, в некоторых случаях руководство секретариатом и ведение документации предприятия в целом.
2. Контроль рабочего дня шефа – напоминание о совещаниях, встречах, презентациях и прочих важных мероприятиях.
3. Ведение внешней переписки нанимателя.
4. Прием входящих звонков.
5. Обеспечение руководителя всей требуемой информацией.

Запись в трудовую книжку

Внесение информации в трудовую необходимо делать в течение 5 дней с момента подписания договора и начала исполнения обязанностей.

Вносится запись на основании приказа руководителя о принятии специалиста на работу.

Вписываются следующие данные :

• порядковый номер записи;
• дата приема специалиста;
• название предприятия указывается в разделе «Сведения о работе», здесь же формируется такое предложение «Работник принят на работу в должности помощника руководителя»;
• основание – приказ от такого-то числа с указанием его номера.

Таким же образом указываются в трудовой и данные об увольнении, при этом работник должен ознакомиться с записью под роспись .

В данном видео рассказывается о том, кто такой личный помощник руководителя.

Права и ответственность ассистента

Лицо, занимающее данную должность, вправе:

• подписывать документы от лица руководителя, если это предусмотрено трудовым договором;
• затребовать документы для получения необходимой информации, имеющей отношение к его деятельности и обязанностям;
• делать запросы в соответствующие структуры и организации для получения рабочих документов;
• требовать от руководства предоставления ему надлежащих условий для качественного исполнения обязанностей.

Ассистент ответственен за некачественное исполнение обязанностей и халатное выполнение поручений. Если он совершил правонарушения, то может нести административную, уголовную и гражданскую ответственность .

Он несет ответственность согласно ТК РФ и ГК РФ при нанесении материального ущерба.

Образец должностной инструкции

Должностная инструкция является обязательным локальным актом на каждом предприятии , она содержит должностные обязанности специалиста.

Документ содержит:

• название должности;
• общие положения, в которых заключены требования к образованию и опыту работы;
• должностные обязанности;
• дополнительные действия ассистента – взаимоотношения;
• права и ответственность;
• варианты решения трудовых споров;
• режим работы и отдыха;
• компенсация за переработку.

Должностную инструкцию на предприятии обычно составляет кадровик совместно с юристом, руководитель обязан ее утвердить.

Работник должен ознакомиться с ней и поставить подпись для подтверждения данного факта.

У помощника руководителя стандартный рабочий график 8 часов согласно трудовому соглашению.

Но на самом деле приходиться быть постоянно на связи и зависеть от дневного графика руководителя, что странно и неуместно для выпускника вуза.

Опытный специалист не будет столь категоричен, так как на любой должности могут происходить ситуации, требующие внеурочного выхода на работу.

Информация в резюме соискателя

К составлению резюме на данную должность необходимо приступать после изучения обязанностей и характеристик помощника .

Резюме на должность состоит из таких пунктов:

1. ФИО соискателя.
2. Семейное положение – этот пункт имеет большое значение, с одной стороны семейный человек более ответственен, но с другой частные командировки и ненормированный рабочий график могут стать виной нарушения идиллии в семье.
3. Образование – необходимо указать все оконченные учебные заведения, если образование неполное на этом делается акцент. Указать на все курсы, повышающие квалификацию, уточнить знание иностранных языков.
4. Опыт работы – при его наличии необходимо сделать подробное описание, но при отсутствии следует указать на свою готовность прилежно исполнять обязанности, можно описать достижения в процессе практики, даже принести характеристику с места ее прохождения или с учебного заведения.
5. Дополнительные сведения – здесь можно указать на свои достижения в олимпиадах, конкурсах, описать проявленные организаторские способности, какие умения кроме профессиональных еще присутствуют, к примеру, вождение авто.
6. Контактная информация – адрес, номер контактного телефона, электронный адрес, ссылку на страницу в соцсетях оставлять не стоит.
7. Фото – к этому вопросу необходимо отнестись с ответственностью, так как фото должно быть в сдержанном деловом стиле, недопустим снимок в домашнем халате, но при этом облик должен излучать дружелюбие и вызывать расположение.

Каких высот можно добиться на данной должности

Должность ассистента является отличным началом для выпускника учебного заведения, она дает возможность расширить свой кругозор и применить на практике полученные знания.

На должности ассистента можно получить неоцененный опыт , как профессиональный, так и жизненный, но добиться карьерного роста не всегда удается.

Занимая подобное место, и отлично исполняя свои обязанности, специалист может надолго на нем остаться, так как руководители не всегда готовы отпускать ценные кадры. В таком случае можно ожидать хорошую оплату, премирование и выплату прочих льгот, но только не продвижение по карьерной лестнице.

Если же молодой специалист пришел на должность помощника начальника подразделения, то здесь больше шансов попасть в приемную генерального директора, а это уже продвижение вверх.

Заключение

Работа в качестве правой руки руководителя — оптимальный вариант для лиц, которые ею одержимы и считают своим призванием быть ассистентом, ведь это большие перспективы иметь стабильную и высокую оплату труда, а также получить опыт и увидеть много стран.

Как грамотно построить карьеру на должности помощника руководителя? Ответ на вопрос — на видео.

«Молочные продукты»

продукты»

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ УТВЕРЖДАЮ

21.05.2009 _ № _7__ Генеральный директор

(дата) (номер) (должность руководителя)

Пушков

Москва (подпись) (расшифровка подписи)

21.05.2009

Помощника руководителя

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Помощник руководителя относится к категории специалистов.

1.2. Помощник руководителя назначается на должность для организационно-технического обеспечения административно-распорядительной деятельности руководителя, ведения делопроизводства и организации приема посетителей.

1.3. Решение о назначении на должность помощника руководителя и об освобождении от должности принимается генеральным директором .

1.4. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование и опыт с работы руководителем компании не менее двух лет.

1.5. Помощник руководителя в своей деятельности руководствуется:

– законодательными и нормативными правовыми актами по организации делопроизводства;

– уставом организации, локальными нормативными актами , нормативными и распорядительными документами, издаваемыми руководителем организации;

1.6. Помощник руководителя должен знать:

– постановления, распоряжения, приказы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;

– структуру и руководящий состав организации;

– организацию делопроизводства;

– методы оформления и обработки документов;

– архивное дело;

– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

– правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

2.13. Организует прием посетителей, содействует рассмотрению просьб и предложений работников.

2.14. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Помощник руководителя вправе:

3.1. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности.

3.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Помощник руководителя несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации .

4.2. За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом генерального директора от 1 апреля 2009 г. № 15.

Начальник отдела кадров______ Курочкина _

(руководитель кадровой службы) (подпись) (расшифровка подписи)

21.05.2009

С настоящей должностной инструкцией

ознакомлена. Один экземпляр получила на руки и

обязуюсь хранить на рабочем месте

Каштанова

(подпись) (расшифровка подписи)

21.05.2009

Начальник юридического отдела Швецова _

(руководитель, визирующий документ) (подпись) (расшифровка подписи)

21.05.2009

____________________________ __________ ________________

(должностное лицо юридической службы) (подпись) (расшифровка подписи)