Суточные при загранкомандировках: нормы расходов и порядок учета. Устанавливаем работникам минимальные суточные
Работник компании, отправляясь в командировку, получает компенсацию командировочных расходов — проживания и стоимости поездки, связи, оформления виз и других расходов. При этом во время командировки он продолжает получать зарплату: она рассчитывается, исходя из среднего заработка. Также сотрудник еще до поездки получает суточные (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) на каждый день командировки.
Определение суточных
Официальная трактовка понятия “суточные” есть в определении Верховного суда РФ от 26.04.2005 № КАС 05-151. Суточные — денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания сотрудника в месте выполнения служебного поручения.
Согласно определению Верховного суда, работнику положены суточные при выполнении задания не на постоянном месте работы и когда он вынужден при этом жить вне постоянного места жительства.
На практике сотрудник часто получает суточные только в случае, если командировка продлилась больше дня, и он переночевал вне дома. Однако, в постановлении Верховного Суда от 11.09.2012 № 4357/12 сказано, что количество времени в командировке не связано с начислением суточных. Суд разрешил предприятиям выплачивать средства сотруднику, если он уезжал в командировку менее, чем на сутки, так как это является возмещением его расходов, а не получением выгоды. Кроме того, согласно положению № 749, суточные не зависят от расходов командированного сотрудника на жилье и проезд.
Для подтверждения расходов на суточные оформляйте расчет суточных бухгалтерской справкой.
Суточные по-новому
Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.
С 2017 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.
Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.
Обязательно следует знать, сколько платят за командировочные суточные расходы в 2019 году и что поэтому поводу говорит законодательство РФ.
К тому же, не лишним будет выяснить, как выплачивают суточные во время заграничных командировок и в бюджетных организациях.
Огромное количество современных работников часто вынуждены отправляться в различные командировки как по стране, так и за рубеж. При этом все расходы, связанные с такими поездками, берет на себя работодатель.
Но как определить, что входит в командировочные расходы и что такое суточные? И о каких нюансах, связанных со служебными тратами денежных средств необходимо знать?
Основные сведения
Согласно Трудовому кодексу РФ, сотрудник, пребывающий в командировке, вправе рассчитывать на сохранение его рабочего места и заработной платы (). Это касается и тех, кто работает .
Но так как все поездки связаны с определенной тратой денежных средств, то командировка осуществляется за счет предприятия.
Ведь по закону работодатель не вправе ухудшать материальное положение сотрудника, и он обязан возместить своему работнику все затраты.
Из этого следует, что возмещению подлежат траты по проезду, оформлению необходимых документов (если поездка – заграничная), и т. д.
Отдельная статья расходов для работодателя – так называемые суточные. Интересно, что работник получает все необходимые выплаты, независимо от того, насколько удачной была его служебная поездка.
К тому же, работодатель совершенно не обязан предоставлять возмещение расходов всем работникам в одинаковом размере. Чаще всего сумма командировочных определяется должностью сотрудника.
А вот суточные должны быть одинаковыми для всех сотрудников учреждения. Различия допустимы только между поездками по России и заграницу.
Нельзя отправить в командировку:
- беременную женщину;
- несовершеннолетних работников, кроме спортсменов и представителей творческих профессий;
- инвалидов;
- кандидатов, участвующих в выборах;
- сотрудников, с которыми заключен ;
- некоторые категории сотрудников без их письменного согласия.
В некоторых случаях работодателю согласно необходимо получить письменное согласие на служебную поездку у:
- женщин, воспитывающих детей до 3 лет или до 5 лет без супруга;
- сотрудников, на иждивении которых находятся дети-инвалиды;
- работников, которые ухаживают и могут подтвердить этот факт документально.
Работодатель обязан выплатить сотруднику, отправленному в служебную поездку, его заработную плату.
Размер зарплаты должен подлежать пересчету, то есть он зависит от того, что какое-то время работник не сможет выполнять свои прямые трудовые обязанности.
Сумма напрямую зависит от количества рабочих дней на протяжении всей командировки, и, согласно Трудовому кодексу, не берутся во внимание выходные и праздники.
Также учитывается не только сама зарплата за последние 12 месяцев, но и всевозможные и вознаграждения.
Определения
Командировка – это поездка сотрудника организации, которая осуществляется по указанию работодателя и исключительно в рабочих целях ().
Важно знать, что отсутствие работника не является командировкой, если он возвращается обратно в день отправки.
Из этого следует, что поездка должна иметь определенные сроки. Что такое суточные и командировочные? Многие считают, что это одно и тоже.
Естественно, что сотрудник, отправленный в служебную поездку, должен получить определенную сумму на проживание, проезд и другие расходы.
Работодатель в свою очередь обязан обеспечить сотрудника не только командировочными, но и суточными.
То есть средствами на дополнительные расходы, которые не связаны с наймом жилья, проездом или другими служебными расходами ().
Какова их роль?
Командировочные траты должны быть подтверждены документально (билеты, чеки и т. д.), в то время как суточными сотрудник может распоряжаться по своему усмотрению и не отчитываться за это перед работодателем.
Но есть и свои нюансы. Например, работодатель может отказаться возместить расходы сотрудника, если они были осуществлены без его разрешения или ведома.
Траты, связанные с проездом оплачиваются согласно приобретенных сотрудником билетов. Чтобы не было путаницы с тем, сколько стоят билеты, работодатель сам решает, каким видом транспорта сотрудник отправится в командировку.
Часто этот пункт прописывается в нормативных документах организации. Для оплаты транспорта и гостиницы работнику обычно выдается аванс, а сумма фиксируется в .
Расходы по найму жилья в другом городе возмещаются следующим образом – при следует указывать название организации.
Возмещаются также траты за пользование телефоном, телевизором и т. д. Питание не компенсируется, так как считается, что его покрывают суточные.
В случае если сотрудник не может подтвердить данные расходы, ему возмещается только 12 рублей в сутки. В бюджетных организациях командировочные за жилье имеют ограничение – 550 рублей за сутки.
Когда сотрудник имеет возможность проживать бесплатно, эта статья расходов не учитывается. А как же быть, если командировки однодневные? Положены ли в этом случае работнику суточные?
Законодательством установлено, что однодневная командировка приравнивается к обычной, то есть сотрудник имеет право на возмещение всех расходов. Единственное исключение – суточные для него не предусмотрены.
Но и здесь закон, а точнее Постановление от 11. 09. 2012 №4357/2 Верховного суда РФ, разрешает выплату так называемых суточных за однодневные поездки работников.
Суточные должны выплачиваться за:
- каждый день поездки, включая выходные, праздники или болезнь сотрудника;
- дни, которые работник проводит непосредственно в дороге;
- вынужденные остановки и задержки.
Как только сотрудник возвращается из служебной поездки, он обязан в течение 3 дней предоставить бухгалтерии организации полный отчет обо всех своих расходах.
Если у него остаются какие-то денежные средства, он должен вернуть их в кассу. Важно знать, что оформление отчета о командировочных расходах необходимо, даже если все расчеты производились банковской картой.
Причем неважно, личная это карта или корпоративная. К следует приложить все подтверждающие поездку документы, например, билеты, чеки, копию загранпаспорта и т. д.
Существуют также такие и такие расходы, как услуги переводчика или билеты на различные служебные мероприятия. Их обязательно следует включить в .
Законодательная база
Все вопросы, связанные со служебными командировками, регулирует Трудовой кодекс РФ. Кроме того, в учреждении обязательно должен быть такой нормативный документ, как .
Особенно, если работники организации вынуждены очень часто отправляться в командировки. Налогообложение командировочных средств регламентирует Налоговый кодекс РФ.
Норма суточных командировочных расходов в 2019 году
Командировочные расходы суточные в 2019 году останутся такими же, как и в прошлом году. Существует фиксированный размер суточных выплат, которые не нуждаются в каких-либо документальных подтверждениях.
И поэтому их не касается налогообложение, в отличие от командировочных выплат. Для командировки по территории РФ эта сумма не должна превышать 700 рублей за день, а для поездок заграницу – 2500 рублей за один день ().
Все, что выплачивается поверх этих норм, по закону облагается налогом в 13%, который удерживается из заработной платы.
Кто устанавливает величину
Размер суточных для сотрудников обычно устанавливает само предприятие на основании внутренних нормативных документов.
Часто все нюансы, связанные с командировками, указываются в . При этом учитываются как командировки по территории РФ, так и заграничные.
Сколько сейчас составляет сумма
Законом установлены суммы суточных, которые не облагаются никакими налогами. И в 2019 году они остаются неизменными.
Видео: актуальные вопросы командировочных расходов
При этом нет никаких ограничений для пересмотра размера суточных выплат, поэтому окончательная сумма зависит от возможностей той или иной организации.
Если поездка за границу
Это время фиксируется с помощью отметок в загранпаспорте сотрудника. И пока человек находится за территорией РФ, суточные должны выплачиваться в соответствующей валюте.
Как только он возвращается, выплаты начинают поступать в рублях. Сумма определяется согласно регламентным документам учреждения.
В бюджетных учреждениях
Сотрудники бюджетных учреждений могут рассчитывать на размер суточных, не превышающих установленную государством норму.
Если частные организации могут устанавливать любые суммы выплат для своих работников, даже если они превысят норму и остаток будет облагаться налогами. Бюджетные предприятия, естественно, не могут позволить себе такую роскошь.
Для военнослужащих
Если военнослужащий может возвращаться к месту службы или жительства каждый день, а его командировка не требует постоянного пребывания в одном месте, суточные ему не положены.
В других случаях он имеет право на выплату суточных в размере 300 рублей. Минимальные суточные в размере 100 рублей платятся, если во время командировки за счет федерального бюджета обеспечивается питание военнослужащего.
Эти вопросы регламентирует .
Какой размер командировочных будет в 2019 году
Следует знать, что с 2019 года будут отменены суточные выплаты работникам, которые отправляются в командировки в пределах РФ.
Такие поправки будут приняты Минфином, считающим, что работодатель и так оплачивает все издержки, связанные с командировкой. Поэтому и суточные выплачивать не имеет смысла.
Изменения внесут в первую очередь в Постановление правительства России «Об особенностях направления работников в служебные командировки». Но насколько верной является такая позиция Минфина, покажет практика.
Останутся только дополнительные выплаты для заграничных командировок, а их сумма пока будет прежней – 2500 рублей в сутки. Процесс изменения соответствующих нормативных актов еще не окончен.
Что касается командировочных, то их размер не ограничивается федеральными законами. То есть каждая организация самостоятельно решает, какую сумму можно потратить на возмещение командировочных расходов.
Но есть и определенные особенности, которые касаются расходов такого вида. При заграничных командировках особое внимание рекомендуют уделить сбору всех необходимых документов.
Также важно следить за тем, чтобы в паспорте были все отметки о пересечении границы. Список бумаг для подтверждения расходов остается неизменным.
Часто возникают проблемы с конвертацией валюты, так как суточные выдаются обычно в рублях.
Исключение – когда сотрудник получает заработную плату в валюте и командировочные при заграничной служебной поездке выдается также в иностранной валюте.
При конвертации следует учитывать курс, который действует на момент осуществления командировки.
Служебная командировка – хороший способ для специалиста показать себя с лучшей стороны и выполнить весь необходимый объем работы.
Но часто работники, отправленные в такую поездку, забывают о том, что придется отчитываться за все свои расходы.
Большие траты денежных средств или утеря документов приводят к большим проблемам с работодателем.
Поэтому важно сохранять все билеты и чеки, а также согласовывать с руководством дополнительные траты.
Командировочные расходы - это расходы, оплачиваемые работнику за время его нахождения в командировке.
Состав командировочных расходов
Работодатель, отправляющий сотрудника на работу за пределы организации, обязан оплатить работнику связанные с этим расходы, а именно:
Выплатить заработную плату за все время командировки (т.е. оплатить все рабочие дни, когда сотрудник находился в командировке и в пути);
Оплатить проезд к месту прибытия и обратно (проезд на всех видах транспорта, за исключением такси, комиссию за бронирование билетов, страховую премию за страхование пассажиров);
Оплатить расходы работника на жилье (стоимость гостиничного номера или аренды квартиры);
Оплатить суточные (из расчета за каждый командировочный день и время в пути. Исключение составляет случай, когда у работника однодневная командировка или у работника есть возможность возвращаться домой ежедневно);
Компенсировать дополнительные расходы, которые командированный сотрудник произвел по согласованию с руководством.
Например, стоимость участия в деловых мероприятиях (), добровольного личного страхования на время командировки, аренды автомобиля в месте командировки, услуг VIP-залов в аэропортах и на вокзалах, стоимость проезда на аэроэкспрессе и такси, расходов на оформление визы при загранкомандировках.
Если все эти расходы подтверждены документами, их можно учесть при исчислении налога на прибыль и налога при УСН.
По каким нормам возмещаются командировочные расходы
Нормативы и порядок возмещения работнику командировочных расходов как при командировках по РФ, так и за границу организация устанавливает сама в локальном нормативном акте, например в «Положении о служебных командировках».
Законодательством установлен норматив только по размеру суточных, не облагаемых НДФЛ, а именно не облагаются НДФЛ суточные:
За каждый день командировки по России в размере 700 руб.;
За каждый день загранкомандировки в размере 2500 руб.
Все остальные командировочные расходы учитываются при исчислении налога на прибыль, налога при УСН в том размере, в котором они установлены в локальном нормативном акте организации.
Командировочные документы
Оплата командировочных расходов производится на основании полного, надлежащим образом оформленного комплекта документов в соответствии с требованиями действующего законодательства.
До начала командировки и выезда сотрудника в командировку работодатель должен оформить следующие документы:
Служебное задание;
Приказ об организации командировки работника для выполнения задания руководства;
Командировочное удостоверение с записью о времени отъезда работника.
Сотрудник, вернувшийся из служебной поездки, обязан предоставить в бухгалтерию в трехдневный срок следующие документы:
Командировочное удостоверение с отметками о прибытии/убытии по месту командировки и о времени возвращения на работу;
Командировочные расходы: подробности для бухгалтера
- Новшества в учете командировочных расходов
Правила применения КОСГУ в части командировочных расходов изменились. Для наглядности приведем... банкомат. Согласно учетной политике учреждения командировочные расходы включаются в себестоимость оказываемых услуг... 000 Приняты к учету произведенные командировочные расходы на основании утвержденного авансового... бухгалтерском учете с 2019 года командировочных расходов учреждениям спорта необходимо учитывать... разрешения работодателя); 2) при выплате командировочных расходов (суточных, расходов на проезд, ...
- Командировочные расходы в 2019 году: КВР и КОСГУ
Аванса или выдаче перерасхода на командировочные расходы необходимо принимать во внимание следующие...
- Возмещение командировочных расходов на оплату услуг спортсооружений
КОСГУ отражается возмещение указанным лицам командировочных расходов на оплату услуг спортсооружений (использование... КОСГУ отражается возмещение указанным лицам командировочных расходов на оплату услуг спортсооружений (использование... отношении выплат, связанных с возмещением командировочных расходов: Код ВР Вид расходов Код...
- Расходы на командировку при УСН: особенности их признания
Уменьшение налоговой базы на командировочные расходы в момент начала командировки... признать командировочные расходы? В данном случае компания должна признать командировочные расходы на дату... признания доходов и расходов, командировочные расходы учитываются при расчете «упрощенного» ... размере работодатель будет производить возмещение командировочных расходов своим работникам – он... внимание: При документальном подтверждении командировочных расходов на приобретение авиабилета необходимо учитывать...
- Командирование работников в 2019 году: какие новшества учесть?
А также рассмотрим порядок отражения командировочных расходов в учете государственных (муниципальных) учреждений... , а также рассмотрим порядок отражения командировочных расходов в учете государственных (муниципальных) учреждений... заключением. Нормы возмещения командировочных расходов. Размеры и порядок возмещения командировочных расходов работникам, заключившим трудовой... следует руководствоваться при определении размера командировочных расходов, подлежащих компенсации (см., например, Постановление...
- Командировка на один день: как оформить и учесть?
Выданному ему денежному авансу на командировочные расходы. Фактический срок пребывания в командировке... (п. 3 Постановления № 729). Учет командировочных расходов. Согласно Указаниям № 65н возмещение... зависимости от способа получения (возмещения) командировочных расходов в учете учреждений в соответствии... (перечислены) денежные средства на оплату командировочных расходов… …из кассы учреждения 1 208 ... сумм, выданных (перечисленных) для оплаты командировочных расходов… …в кассу учреждения 1 201 ...
- Особенности служебных поездок работников-совместителей
Можно распределить и итоговую сумму командировочных расходов. Причем соотношение может быть любым... в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения). В данном... и средний заработок и оплачивает командировочные расходы, а работодатель по совместительству предоставляет... средний заработок сохраняется и компенсация командировочных расходов осуществляется по основному месту работы...). Внутреннему совместителю, как и внешнему, командировочные расходы на проезд, проживание и т...
- Верховный Суд разъяснил нюансы привлечения работников к материальной ответственности
ТК РФ гарантирует возмещение работодателем командировочных расходов работникам, направляемым на профессиональное обучение... основан на том, что командировочные расходы, понесенные работодателем в связи... предоставленных ему работодателем компенсаций (командировочных расходов) в связи с направлением... .; требование общества о возмещении командировочных расходов (стоимость проезда к месту... работодатель не вправе требовать возмещения командировочных расходов, поскольку такое требование противоречит...
- Гарантии и компенсации работникам, выполняющим государственные и общественные обязанности
Компенсационное вознаграждение, а также возмещаются командировочные расходы. Все эти выплаты осуществляются за... Кроме того, таким заседателям возмещаются командировочные расходы при командировании в пределах РФ... компенсационное вознаграждение, а также возмещаются командировочные расходы в порядке и размерах, ... что суд возмещает присяжному заседателю командировочные расходы, а также транспортные расходы на... работы, учебы) и обратно, и командировочные расходы; прохождения военных сборов – освобождение от...
- Налоговый учет расходов на зарубежную командировку
В командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы... в рамках «зарплатных» проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации документально подтвержденных расходов... сведению: Порядок отражения в учете командировочных расходов зависит от того, может ли... целей исчисления налога на прибыль командировочные расходы будут также рассчитаны исходя из... 8 175 Для целей налогобложения командировочные расходы будут также рассчитаны исходя из...
- Анализ судебной практики по кадровым вопросам учреждений
Договоре. Должен ли он возместить командировочные расходы? Работник отозвал заявление об увольнении... договоре. Должен ли он возместить командировочные расходы? Оспариваемая норма На учеников распространяется... не стал взыскивать с женщины командировочные расходы. Он отметил, что перечень затрат...
- К чему приведет невозврат аванса, выданного перед командировкой?
В командировку денежному авансу на командировочные расходы. Эта норма, очевидно, призвана прежде... задолженности работника перед ним по командировочным расходам. Работник должен представить документы, подтверждающие... , поскольку данные суммы не являются командировочными расходами, к ним не применяются п...
- Расчет по страховым взносам: сдаем без ошибок
Не отражает в расчете командировочные расходы и компенсацию за использование личного... фактически произведенных и документально подтвержденных командировочных расходов, а также вышеназванных компенсационных... в пользу работников, включая оплату командировочных расходов и упомянутые компенсационные выплаты, ... облагаемые страховыми взносами суммы оплаты командировочных расходов и компенсационных выплат необходимо... за вычетом упомянутых выплат по командировочным расходам и компенсационных выплат. Такие...
- Разрабатываем положение о командировках
Производится расчет суточных; наличие возмещения командировочных расходов за счет клиента. При этом... все условия компенсации командировочных расходов должны быть прописаны в договоре... , организации, в которое он командирован. Командировочные расходы Работодателю необходимо определить и зафиксировать...
- Вычет НДС по электронным билетам. Примеры
Могут заменить счет-фактуру по командировочным расходам. При этом согласно п. 18 ... по НДС; - учитываются в составе командировочных расходов при определении налоговой базы по... выдан под отчет аванс на командировочные расходы в сумме 50 000 руб... средств Выдан работнику аванс на командировочные расходы 71 «Расчеты с подотчетными лицами... утверждения авансового отчета работника Отражены командировочные расходы в виде стоимости авиабилетов до...
В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ) служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (статья 168 ТК РФ).
РАСХОДЫ НА ПРОЕЗД
Расходы по проезду к месту служебной командировки в пределах Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше:
Такие ограничения по расходам на проезд установлены Постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 года №729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств Федерального бюджета».При направлении командированного работника за рубеж следует руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 20 декабря 2002 года №911 «О гарантиях и компенсациях работникам, направляемым на работу в представительства Российской Федерации за границей».
Так, командированным за границу работникам возмещаются затраты на проезд, подтвержденными соответствующими проездными билетами, но не выше:
- железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
- водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
- воздушным транспортом - в салоне экономического класса;
- автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).
- железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
- водным транспортом - в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
- автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.
- расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;
- расходы на провоз не более 80 килограммов багажа (независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следует работник);
- расходы в связи с наймом жилого помещения в случае вынужденной задержки в пути следования (по установленным нормам).
РАСХОДЫ ПО НАЙМУ ЖИЛОГО ПОМЕЩЕНИЯ
Расходы на проживание возмещаются работнику в сумме фактически произведенных затрат со дня его прибытия к месту командировки и по день выезда к месту постоянной работы по представленным документам.
Документами, подтверждающими расходы по найму жилого помещения, являются:
- акт, счет-фактура, приходный кассовый ордер, чек ККТ;
- гостиничный счет по форме №3-Г, утвержденный Приказом Минфина России от 13 декабря 1993 года №121.
При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством. В настоящее время в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 октября 2002 года №729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организации, финансируемых за счет средств федерального бюджета» такие расходы возмещаются в размере 12 рублей в сутки (далее – Постановление №729).
СУТОЧНЫЕ Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке. Согласно статье 168 ТК РФ их размер определяется работодателем самостоятельно. Однако для целей налогообложения суточные учитываются в размерах, предусмотренных НК РФ.
С 1 января 2008 года в Налоговом кодексе РФ (далее – НК РФ) появилась новая норма законодательства, устанавливающая размер суточных необлагаемых НДФЛ. Такие изменения в абзац 10 пункта 3 статьи 217 НК РФ с указанной даты внес Федеральный закон от 24 июля 2007 года №216-ФЗ «О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации».
Согласно этим изменениям суточные освобождаются от налогообложения НДФЛ в размере 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Суточные, превышающие законодательно установленную норму, так же включаются в доход работника, подлежащий обложению НДФЛ в соответствии со статьей 224 НК РФ по налоговой ставке 13%.
Для расчета норматива по ЕСН и прибыли ничего пока не изменилось, так как законодательство не утвердило новые нормативы по командировкам. До сих пор действует Постановление №729, по которому норматив на командировку внутри РФ 100 рублей за сутки.
Пример.
Предположим, что организация отправляет работника в служебную командировку сроком на 5 дней. Работнику выплачены суточные в сумме 4000 рублей, из расчета 800 рублей за каждый день нахождения в командировке.
В целях определения налоговой базы по налогу на прибыль организация признает доходы и расходы по методу начисления.
В рассматриваемом примере суточные в соответствии с нормами бухгалтерского стандарта ПБУ 10/99, формируют расходы по обычным видам деятельности организации и включаются в себестоимость реализованной продукции (работ, услуг).
Расходы по обычным видам деятельности признаются в том отчетном периоде, в котором имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления.
При методе начисления датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета.
В бухгалтерском учете расходы на командировки отражаются на счете 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Коммерческие расходы» в корреспонденции со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
В целях исчисления налогооблагаемой базы по налогу на прибыль суточные принимаются в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации и относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.
Норма суточных установлена Постановлением №93 и составляет 100 рублей.
Так как в рассматриваемом примере, работник направлен в командировку на 5 дней, то при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией учитываются суточные в размере 500 рублей (100 рублей х 5 дней).
Сумма суточных сверх норм не учитывается при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль на основании статьи 270 НК РФ.
В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ при компенсации работодателем работнику расходов на командировки в доход, подлежащий налогообложению НДФЛ, не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством.
Суточные сверх норм, включаются в доход работника и подлежат налогообложению НДФЛ.
Организация, в которой работает данный работник, выступает налоговым агентом по НДФЛ, напомним, что плательщиками НДФЛ являются работники организации, то есть физические лица, а организация обязана исчислить, удержать из доходов физического лица сумму налога и перечислить ее в бюджет. Сделать это организация должна, при выплате очередной заработной платы данному работнику.
В учете эти операции отразятся следующим образом:
Здесь нелишне будет напомнить о требованиях ПБУ 18/02 об обособленном отражении в аналитическом учете сумм сверхнормативных суточных.
Превышение фактически произведенных расходов в виде суточных, учитываемых при исчислении бухгалтерской прибыли, над расходами, принимаемыми для исчисления налогооблагаемой прибыли приводит к образованию постоянной разницы, с возникновением которой (4000 рублей – 500 рублей = 3500 рублей) в бухгалтерском учете организации признается постоянное налоговое обязательство (3500 рублей х 24% = 840 рублей). Постоянное налоговое обязательство представляет собой сумму налога, которая приводит к увеличению налоговых платежей по налогу на прибыль в отчетном периоде. Данная сумма в бухгалтерском учете отражается следующим образом:
Корреспонденция счетов | Сумма, рублей | ||
Дебет | Кредит |
||
99 «Прибыли и убытки» субсчет « Постоянное налоговое обязательство» | 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» | Отражена сумма постоянного налогового обязательства | |
| На дату выплату заработной платы в организации | |||
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» | 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет «Расчеты по НДФЛ» | Удержан НДФЛ с суммы суточных, превышающих норму 65 (4000 рублей – 3500 рублей) х 13% | |
Окончание примера.
ПРОЧИЕ РАСХОДЫ
К прочим расходам при командировках на территории России можно отнести:
- - расходы по оплате услуг связи;
- - дополнительные услуги, связанные с наймом жилья (в том числе бронирование номера);
- - расходы на получение и регистрацию заграничного паспорта;
- - расходы на получение визы;
- - сборы за услуги аэропортов;
- - комиссионные сборы;
- - расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту;
- - другие расходы.
Что такое командировка знает каждый работник, даже если он никогда в командировки не ездил. Но возможна ли командировка на 1 день и выплачиваются при этом суточные в 2019 году известно не каждому. Для того, чтобы разобраться в этом вопросе, нужно выяснить в каких случаях и как выплачиваются суточные.
Разновидности расходов в командировках
Установленные Трудовым Кодексом РФ в 2019 разновидности расходов в рабочих поездках включают в себя:
- суточные – представляют собой затраты работника на личные нужды первой необходимости;
- проездные
– затраты на оформление проездных, езду на транспорте общественного пользования;
О том,как происходит оплата такси в командировке, читайте в этой статье - жилищные – сюда включают бронирование недвижимости для временного проживания в командировке;
- прочие – в эту категорию относят траты на интернет, мобильную связь, комиссию при обмене валют.
Указанные виды трат приводятся в локальном и коллективном договоре фирмы, в которой работает сотрудник.
Обычно в командировочные не включаются траты на обслуживание в развлекательных заведениях (в том числе барах, ресторанах), на услуги оздоровительных организаций, работающих при гостиницах, где останавливается работник, а также на различные услуги посторонних компаний во время пребывания работника в командировке.
Определение суточных расходов в поездке
Понятие служебной командировки определено статьей 166 ТК. Поездка сотрудника на какой-либо срок для выполнения рабочего задания по распоряжению руководства вне основного места работы считается служебной командировкой. Для того чтобы оформить и оплатить командировку, распоряжение должно быть дано письменно в виде приказа о направлении в командировку.
Во время такой поездки согласно статье 168 ТК работнику компенсируют затраты на проезд, проживание и дополнительные расходы. Все эти расходы называются суточными, причем четкого их перечня в законодательстве нет. В п.12 статьи 264 НК перечислены только расходы, которые можно учесть в целях налогообложения прибыли, а именно:
- стоимость проезд до места и обратно;
- оплата проживания и дополнительных услуг в гостинице;
- суточные;
- стоимость оформления визы, приглашения и т.п.;
- транспортные сборы в аэропортах, морских портах и др.
Размер суточных в командировках в 2019 году и порядок их выплаты организация устанавливает своим внутренним документом. Это может быть положение о командировках или раздел в положении об оплате труда в организации. Исключение составляют сотрудники бюджетной сферы и государственных организаций. Для них нормы выплаты суточных определяются на государственном уровне.
Налоговый кодекс предусматривает лимиты суточных, которые не должны облагаться НДФЛ:
- при командировках по России – не больше 700 рублей в день;
- для заграничных командировок – максимум 2 500 рублей за день.
Если установленный в организации размер компенсации больше, чем этот лимит, НДФЛ удерживается с разницы между размером суточных и необлагаемым лимитом.
Оплата дней в командировке в 2019 году происходит так же, как и в предыдущие годы. Выплачиваются суточные за каждый день нахождения сотрудника в командировке, в том числе оплачиваются праздничные и выходные дни. При этом работник не обязан подтверждать какими-либо документами, как он израсходовал эти суммы. Кстати, о том, как считаются суточные в командировке, можно прочитать в этой статье
Особенности оформления командировки
Командировать работника можно на любой срок, в том числе и на один день. Однодневная командировка – это поездка, из которой сотрудник может возвращаться к своему месту проживания каждый день. Эта норма установлена пунктом 11 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства № 749. Согласно Положению решение о ежедневном возвращении работника из командировки принимает руководитель организации. При этом учитывается удаленность места командировки, особенности служебного задания, удобство транспортного сообщения.
Выплачиваются ли суточные за один день командировки, говорится в пункте 11 Положения о командировках. Согласно общему правилу, в 2019 году суточные при однодневной командировке по территории России не платят, поскольку работник каждый день возвращается домой, а не проживает по месту командировки. Вместе с тем, работодатель должен в соответствии со статьей 168 ТК компенсировать сотруднику расходы, которые он делает во время командировки с разрешения руководства.
Оплата суточных при командировке на один день закрепляется в коллективном договоре или другом внутреннем документе как компенсационные выплаты командированному работнику, связанные с выполнением трудовых функций. Сотрудник обязан со своей стороны представить первичные документы, подтверждающие эти расходы. Например, потраченные на проезд суммы, в том числе и на личном автомобиле. Кроме возмещения расходов, произведенных в командировке, работнику выплачивают средний заработок за день.
О суточных при однодневных командировках расскажет видео ниже:
Если эти выплаты оформить не как суточные, а как компенсационные расходы, то НДФЛ и страховыми взносами он облагаться не будут. Если же расходы не подтверждены первичными документами, то страховыми взносами они облагаются в полном размере, а НДФЛ – в размере не более 700 рублей.
Важно!
Компенсацию расходов на питание при однодневной командировке проверяющие органы могут признать не относящимися к дополнительным расходам, связанным с командировкой, даже в случае их документального подтверждения.
При поездках за границу оплата суточных за один день командировки производится в размере 50% от установленной для заграничных командировок дневной суммы суточных в соответствии с пунктом 20 Положения о командировках.
Таким образом, суточные при однодневных командировках в 2017 году выплачивают только в случае направления сотрудника в заграничную командировку.
Больше информации можно получить, задав вопросы в комментариях к статье.
