Любые предприятия, использующие труд наемного персонала, должны учитывать отработанное сотрудниками время. На этом основании бухгалтерия рассчитывает положенную им зарплату и пособия. Отработанное время отражается в специальном документе – табеле учета рабочего времени. Расскажем, какие существуют нюансы относительно его ведения и как правильно его заполнять.

Табель учета рабочего времени – это один из видов первичной документации бухучета, который фиксирует:

• вид времени исполнения трудовых функций, которое отрабатывает сотрудник;
• его продолжительность (в часах и днях).

Функции табеля:

• отметка о фактической занятости сотрудника по каждому виду рабочего времени;
• контроль персонала;
• адекватное начисление зарплат и некоторых льгот;
• доказательство при соответствующих трудовых спорах;
• расчет переработки;
• основание правомерности увольнения вследствие прогула;
• налоговое обоснование затрат на фонд заработной платы;
• основа для составления отчетов в контролирующие органы.

Может ли ООО или ИП работать без табеля учета

Закон требует от работодателей обязательного ведения такого табеля, вне зависимости от правовой формы их организации. Если в компании работают наемные служащие, им нужно выплачивать зарплату, с которой в бюджет отчисляются налоги. Чтобы проверить обоснованность начисления зарплат, налоговая поинтересуется наличием этого документа и его содержанием.

Если в ООО или ИП работают сотрудники, а табель учета рабочего времени не заполняется или содержит ошибки, налоговая может признать затраты на их зарплату документально необоснованными. Это значит, что данные расходы работодателя не снизят базу налога на прибыль.

Важно! Работодателю, не озаботившемуся учетом рабочего времени или ведущему табель с нарушениями, грозят санкции со стороны органов контроля. Директор может быть оштрафован на 1000 – 5000 руб., а организациям могут выписать штраф на сумму до 50 тыс. руб. (ст. 52.7 КоАП РФ).

Как учитывается рабочее время сотрудника

Рабочее время – это тот промежуток дня или ночи, в течение которого сотрудник обязан заниматься выполнением своих трудовых функций либо время, приравненное к таковому по оплате. Длительность этого периода (рабочий день или смена) и регулярность его повторения (режим или график) должны быть обязательно зафиксированы в трудовом договоре в качестве условий труда.

В табеле учета отмечаются различные разновидности времени, связанного с трудовыми функциями:

• дневное;
• ночное;
• в выходные и праздничные дни;
• сверхурочное;
• вахта;
• повышение квалификации вне производства;
• оплачиваемые отпуска;
• больничные;
• вынужденный прогул;
• забастовка;
• простой и др.

Принципы ведения табеля

Табельщик обязан соблюдать законодательно принятые правила, а также регламент, закрепленный во внутренних нормативных актах предприятия:

1. Данный документ может вестись по каждому подразделению отдельно или по всей организации целиком.
2. В табель вносится количество отработанных сотрудником часов по каждому виду рабочего времени согласно присвоенному коду.
3. Кроме времени занятости, отмечается также количество часов, когда сотрудник не выполнял работу, хотя был должен это делать (прогулы, забастовки, простои).
4. Сотрудники попадают в табель или исключаются из него после оформления соответствующей кадровой документации – приказа о трудоустройстве или увольнении, трудового договора.
5. При включении в табель нового работника он получает табельный номер, который является уникальным и станет его кодом в кадровой документации. Номер будет актуальным в течение всего времени работы на данного работодателя. От перемены должности табельный номер не меняется. После увольнения такой же номер не должен никому присваиваться в течение 3 лет.
6. Наперед заполнять табель категорически запрещено – в документе отражается время. отработанное по факту.

Правомерно ли применять электронные системы контроля?

Многие организации, особенно многочисленные, для облегчения учета работы персонала используют электронные системы контроля и/или наблюдения за работниками. Различные функции этих систем позволяют фиксировать время прихода и ухода сотрудников, некоторые – их перемещения по территории, иногда – их занятия на рабочем месте.

Основанием для фиксации присутствия сотрудника на работе может быть регистрация их по различным показателям, предусмотренным той или иной системой учета и контроля:

• предъявление электронных пропусков-карточек;
• считывание отпечатков пальцев;
• сканирование сетчатки глаза;
• видеофиксация с помощью камер и др.

В зависимости от выбранной системы контроля, полученные данные фиксируются в той или иной форме. Многие электронные системы предусматривают отправку отчетов в базу данных организации в унифицированном виде, формируя тот самый табель. Поэтому их вполне допустимо использовать: такой учет, по сравнению с «ручным» заполнением табеля, называется автоматизированным.

Вимание! Чтобы применение автоматизированных систем стало правомерным, организация должна закрепить этот момент в учетных документах – с сотрудниками и в правилах внутреннего распорядка.

Как часто и кто заполняет табель

Табель учета рабочего времени заполняется специальным сотрудником – «табельщиком», каковым может быть служащий одного из подразделений:

• отдела кадров;
• бухгалтерии;
• начальник структурного подразделения;
• директор;
• любое лицо, назначенное приказом руководства.

В начале каждого рабочего месяца открывается новый табель учета, а в конце месяца его необходимо закрыть. Иногда промежуточные итоги подводятся в середине месяца.

После заполнения табель должен быть подписан ответственным лицом и руководителем соответствующего отдела, а затем передан в бухгалтерию (2 абзац 2 раздела Указаний, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 года).

Скачать бланк и образец заполнения табеля

Заполнение табеля учета рабочего времени

Для ведения этого важного документа разработаны специальные формы. Не обязательно использовать именно их: работодатель вправе разработать собственные образцы или переделать «под себя» типовые (письмо Роструда от 14 февраля 2013 года № ПГ/1487-61). Главное, чтобы в разработанном табеле присутствовали обязательные реквизиты, предусмотренные ФЗ № 402.

Табель учета рабочего времени на 2018 год, как и ранее, может вестись на одном из двух видов типовых бланков:

• форма Т-12 – по ней не только учитывается отработанное и/или пропущенное время, но и начисляется зарплата (данные вносятся на основании «ручного» контроля);
• форма Т-13 – более распространена, она применяется для чистого учета времени занятости сотрудника, а для начисления зарплат предусмотрены другие документы (эта форма может применяться и при автоматизированных системах учета, но обязательны личные подписи на распечатанных вариантах).

Как заполняется табель по форме Т-13

С автоматизированным заполнением формы Т-13 справляется бухгалтерская программа 1С. Он напоминает развернутую таблицу. Заполнение табеля учета рабочего времени производится в единственном экземпляре.

Обязательные реквизиты нет надобности заполнять каждый раз отдельно, так как они не изменяются, они могут быть закреплены в «теле» табеля заранее:

• полное наименование фирмы;
• название структурного подразделения (если их в организации несколько).

Ответственное лицо вносит в графы табеля такую информацию:

• графа 1 – порядковый номер, строки пронумерованы для удобства;
• графа 2 – ФИО сотрудников по личным карточкам, ведущимся на персонал, и название должности по штатной документации;
• 3 графа – табельные номера, присвоенные сотрудникам.

Внимание! Надо принять решение, как вносить информацию в табель: сплошной фиксацией как наличия, так и отсутствия на рабочем месте либо отмечать только отклонения от графика.

Последующие графы разделены каждая на 2 части: одна для буквенного или цифрового кодового обозначения, а во второй проставляется количество отработанных часов.

Они заполняются следующим образом:

• графа 4 – разделена на ячейки, обозначающие каждый день месяца, в которых нужно отмечать явку или неявку и часы, занятые работой (состоит из 2 блоков по 15 дней);
• графа 5 – подсчет отработанного времени в днях на дату середины и конца месяца;
• графа 6 – подсчет рабочих дней за месяц;
• графа 7 содержит шифр оплаты труда;
• графа 8 – код бухгалтерского учета;
• графа 9 – сколько дней нужно оплатить по кодам, указанным в графах 8 и 9 (их можно оставить пустыми, если единый код для всех сотрудников зафиксирован в шапке);
• графа 10, 12 – буквенный или цифровой шифр причины неявки на работу;
• графа 11, 13 – количество пропущенных часов или дней по обозначенной причине.

Внизу таблицы ставят свои визы руководитель отдела, если табель разбит по учетным подразделениям, и обязательно ответственный работник, заполнявший табель (кадровик, бухгалтер и т.п.). Должна присутствовать расшифровка подписи и дата визирования.

Основные коды для заполнения табеля

Код вида оплаты труда в табеле имеет двойной вид: буквенный шифр и цифровое кодирование.

	Вид рабочего времени	Обозначение с помощью буквы	Кодирование цифрой
1	Присутствие по стандартному графику	Я	01
2	Работа в неурочное время	Н	02
3	Занятость в выходные и праздничные дни	РП	03
4	Сверхурочные	C	05
5	Пребывание в командировке	К	06
6	Ежегодный отпуск	ОТ	09
7	Дополнительный отпуск	ОД	10
8	Учебный отпуск	У	11
9	Сокращённый рабочий день для обучающихся без отрыва от производства	УВ	12
10	Учебный административный отпуск	УД	13
11	Больничный по беременности и родам (декретный отпуск)	Р	14
12	Отпуск по уходу за ребёнком до 3-х лет	ОЖ	15
13	Неоплачиваемый отпуск с разрешения начальства	ДО	16
14	Административный отпуск, предусмотренный законодательно	ОЗ	17
15	Оплачиваемая временная нетрудоспособность	Б	19
16	Нетрудоспособность, не подлежащая оплате	Т	20
17	Сокращённая длительность рабочего дня для отдельных категорий сотрудников	ЛЧ	21
18	Отсутствие на рабочем месте в связи с выполнением общественных обязанностей	Г	23
19	Прогул	ПР	24
20	«Короткий» рабочий день, объявленный работодателем	НС	25
21	Выходные дни	В	26
22	Отсутствие по неустановленной причине	НН	30
23	Простой по вине компании	РП	31
24	Простой по вине работника	ВП	33

Как заполнить табель в конкретных ситуациях

Некоторые нюансы рабочего времени требуют адекватного отражения в табеле и определенных действий ответственных лиц. Прежде чем быть внесенными в табель, такие события должны получить обоснование в других должностных документах, соответствующих ситуации – приказе, акте, больничном листке и др.

Рассмотрим, как именно нужно отмечать в табеле рабочие часы и дни в ситуациях, которые вполне могут иметь место в любой организации.

Сотрудник не появляется на рабочем месте

Когда сотрудник не является на работу без предупреждения, причина его отсутствия выясняется не сразу. Непосредственный руководитель в таком случае должен действовать в соответствии с регламентом – подать докладную записку вышестоящему руководству и составить акт отсутствия, подписанный двумя свидетелями.

Как же отмечать эту ситуацию в табеле учета рабочего времени? Пока неизвестно, по какой причине сотрудник пропустил более 4 часов из рабочего дня, в табеле выставляется код НН (неявка по невыясненной причине).

Внимание! После того, как работник дал знать о себе и написал объяснительную записку, в которой значатся причины пропуска, отметка сменится на соответствующую. Если объяснения признаны неудовлетворительными или не были предоставлены, в табеле отмечается прогул. За что сотрудник может быть .

Праздничные дни выпали на время отпуска

Если у отпускника в период его отдыха выпали дни, которые у других сотрудников были нерабочими по причине праздников, табельщик ставит в соответствующих ячейках букву В («Выходной»). Эти дни не входят в счет отпускного времени. Обычные выходные (не праздничные) помечаются буквами ОТ («Отпуск»), поскольку их учитывают в количестве дней отпуска.

Сотрудник заболел во время отпуска

Трудовой Кодекс разрешает продлять отпуск на время вынужденной нетрудоспособности, либо переносить эти дни на другое время. Вот почему важно точно внести обозначения в табеле, сколько дней на отдыхе сотрудник проболел. Естественно, болезнь должна быть документально оформлена листком.

Табельщик считает, сколько дней сотрудник отдыхал здоровым, и отмечает их кодом ОТ («Отпуск»). Затем даты, на которые выдавался больничный лист, соответственно, помечаются «Б». Если отпуск после болезни продолжался, эти дни опять отмечаются «ОТ», как и время, на которое он был продлен или перенесен в компенсацию больничного.

Командировка выпала на выходные

Если сотрудник вынужден провести выходные дни в служебной командировке, это создает трудности в табелировании. Даты вынужденного труда в отъезде, выпавшие на выходные, при заполнении табеля обозначают не буквой В («Выходной»), а кодом К («Командировка»), независимо от того, был ли занят в этот день командированный или же отдыхал.

Табель учета рабочего времени – это установленный документ, который содержит информацию о соблюдении режима рабочего времени каждым из сотрудников.

Такой документ должен быть на каждом предприятии в единственном экземпляре, оформление имеет ряд нюансов, о которых мы подробно расскажем в данной статье, также приведем образец заполнения табеля учета рабочего времени.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно !

Как заполняется табель учета рабочего времени

Допустимо заполнять один общий табель на всю организацию или на каждое структурное подразделение отдельно.
В нем отражены достоверные сведения использования рабочего времени сотрудниками этого предприятия. Табельщик отмечает как фактически отработанное время, так и неотработанное. Это могут быть: простои, болезнь, командировки.

Табель возможно вести двумя способами

Существуют готовые унифицированные формы, утверждённые соответствующими органами:

• Если на предприятии введена повременная оплата труда, то используются бланки Т-13 и Т-12.
• Если существует , то предприятие имеют право разработать свои формы и бланки для учета и контроля.

Форма Т-12 – заполняется в ручном режиме.

Форма Т-13 – используется там, где есть возможность автоматизировать обработку данных учета.

В форме Т-12 записи делаются шариковой ручкой, аккуратно, не делая помарок, вручную. Корректор использовать нельзя.

Раздел 1 (графы 1– 6) оформлен таблицей.

В четвертой графе отводится 2 строчки для отметок явки или неявки сотрудника. Особенность заполнения:

• первая строка заполняется заглавными буквами (условные обозначения);
• во вторую строку записывается цифра, обозначающая число отработанных часов, за определенный период;

Раздел 2 заполняет бухгалтер.

Этот раздел представлен в виде таблицы, куда заносится номер табеля для каждого работника, его оклад и отработанное время. По этим данным начисляется зарплата.
На четвертой странице формы вписываются данные, которые помогут составить статистические отчеты. Она заполняется согласно специальной инструкции.

Второй способ ведения

В форме Т-13 некоторые графы уже заполнены в автоматическом режиме: подразделение, фамилия и профессия работника, номер табеля.

Принятые условные обозначения.

Полный перечень можно увидеть в форме Т – 12. Некоторые основные представлены в таблице:

• Рабочее время Буквенное обозначение Цифровой код.
• Явка по обычному графику Я 01.
• Ночные часы Н 02.
• Выход в праздничные и выходные РП 03.
• Переработка С 05.
• Командировка К 06.
• Отпуск ОТ 09.
• Дополнительный отпуск ОД 10.
• Учебный отпуск У 11.
• Сокращённый рабочий день для учащихся без отрыва от производства УВ 12.
• Учебный отпуск за свой счёт УД 13.
• Декретный отпуск Р 14.
• Отпуск по уходу за ребёнком до 3 лет ОЖ 15.
• Отпуск за свой счёт ОЗ 17.
• Больничный Б 19.
• Сокращённый рабочий день ЛЧ 21.
• Прогул ПР 24.
• Нерабочие дни, выходной В 26.
• Отсутствие по неизвестной причине НН 30.

Основные формы табелей

Рисунок 1. Форма Т-12.

На рисунке 1 – пример правильного учета времени той категории работников, у которых сокращен рабочий день на законных основаниях.

Так, накануне государственных праздников рабочий день короче, чем обычно, на один час. Этим право пользуются все сотрудники организаций. В табеле ставится цифра семь.
Пример. У работника Сидорова В.П. продолжительность рабочего дня – 7 часов. Перед праздником она составит 6 часов и в табеле выставляется цифра шесть. Этот пункт обязательно нужно соблюдать, чтобы не было переработки.

Рисунок 2. Форма Т-13.

Кто имеет право заполнять табель

Он может заполняться любым сотрудником, назначенным соответствующим распоряжением. Например:

• Табельщик – если существует должность в штатном расписании. Заполнение табеля будет его прямой обязанностью.
• Другой кадровый сотрудник. Для него ведение табеля – одна из основных обязанностей. Поэтому она, в числе других, прописывается или в трудовом договоре, или в его должностной инструкции.
• Инспектор по кадрам.
• Любой другой работник, которому поручены эти обязанности.

Типичные ошибки, которые встречаются в табеле

Ситуация 1.

Работник идет в очередной отпуск. Помним, что выходные дни отпуска входят в число календарных дней и не отмечаются буквой «В» (выходной). Можно поставить условное обозначение в виде «ОТ», или цифру – «09».

Внимание! Если в период отпуска встречается нерабочий праздничный день (дни), то он (и) не считается календарным днем. В табеле он (и) указывается как выходной: используется условное обозначение «В» или цифра «26».

Пример. Работник Рычков В.В. оформляет отпуск на 14 календарных дней с 4.06 по 18.06. Учитываем, что 12 июня – Государственный праздник. Табель будет заполняться так, как показано на рисунке 3.

Ситуация 2.

Работник, находясь в отпуске с 1.06 по 15.06, заболел. Он сообщает администрации предприятия о своей болезни с 4.06 по 9.06 (6 дней). Имеется больничный лист.
Отпуск у него продлится на 6 дней, которые он не использовал из-за болезни.

В этом примере работник использовал три календарных дня отпуска, затем заболел, и у него оставалось еще 11 календарных дней. Выйти на работу он должен 22 июня.

Каким образом заполняется табель на совместителей

Если совместитель «приходящий» с другого предприятия, то в табеле он вписывается в отдельную строку с присвоением персонального табельного номера.
Основному же работнику, который выполняет дополнительную работу в качестве совместителя, присваивают два табельных номера по двум различным табелям.
Либо как вариант, ведется один табель, но для каждой занимаемой им должности – отдельная строка и два разных табельных номера.

Особые случаи оформления командировки в табеле

Определяя продолжительность командировок, отпусков или других моментов, можно воспользоваться такими рекомендациями:

1. Командировка помечается буквой «К». Продолжительность командировки отмечена в соответствующем приказе.
2. Если, во время нахождения сотрудника в командировке будет выходной или день праздника, то он оплачивается двойным тарифом. В табеле ставится отметка «К М», а не выходной «В».

Как правильно отметить командировку, если сотрудник находится на больничном? Случай из практики.

В целях производственной необходимости администрация предприятия принимает решение вызвать его и отправить в командировку еще до «закрытия» больничного листа. В этой ситуации действия администрации и работника являются нарушением трудового законодательства.

Табельщик по факту заполняет табель так:

1. Отмечается факт неявки (болезнь) до начала командировки условным обозначением «Б».
2. Условным обозначением «К» отмечаются дни командировки.
3. После возвращения из нее ставим или «Б» (если больничный еще не закрыт), или «Я» – при закрытом больничном листе.

Но, при таком заполнении табеля, возможны последствия.

Риск 1. Если записи будут выглядеть так: «Б» (болезнь), «К» (командировка), после нее – «Я» (явка на работу), не закрыв больничного, то, за количество дней нахождения работника в командировке, ФСС России не признает эту часть пособия по болезни.

Риск 2. Если заполнен табель будет так: «Б» (болезнь), «К» (командировка), а после нее – продолжение болезни «Б» – то, ФСС откажется компенсировать всю сумму пособия.

Необходимо помнить, что пособие выплачивается по болезни. Если сотрудник вышел на работу, значит, он – трудоспособен.

1. Табельщик заполняет бланк, только если есть основания: приказ или письменное распоряжение, или иные документы.
2. В унифицированной форме вносятся все реквизиты, которые предусмотрены в ней, и заполняются все строки. Незаполненные строки обязательно прочеркиваются.
3. Составляется два табеля в месяц, за первую его половину и вторую, если начисление зарплаты происходит дважды в месяц.
4. Ошибки, допущенные при заполнении табеля, корректируются строго установленных правил: сначала зачеркиваются одной чертой неправильные записи, пишутся над ними правильные. Работник, заполняющий табель, ставит свою подпись и подписываются все лица, ответственные за этот документ.
5. Если табельщику пока неизвестно по какой причине сотрудник не вышел на рабочее место, то в табеле проставляется – НН. При предоставлении оправдательных документов табель корректируется.

Кому и зачем нужен табель

Он, как первичный документ, нужен:

1. Бухгалтерии. На основании этого документа начисляется зарплата сотруднику. Табель подтверждает тот факт, что работник исполняет свои обязанности.
2. Налоговой инспекции. Проверяется правильность начисления или удержания налогов с зарплаты. Делается сверка данных отработанного времени, отмеченными в табеле, с данными по выплате зарплаты.
3. Табель могут потребовать специалисты Фонда социального страхования России. Проверяется правильность выплаты пособий из средств фонда.
4. Органам Федеральной Миграционной Службы. При проверке работодателей, которые привлекают, в качестве работников, иностранных граждан.
5. Специалистам Трудовой инспекции. Инспектор, проверяя табель, сможет установить факт . Так, проверяя, соблюдение нормы сверхурочных часов, за выявленные отклонения предусматривается штраф. При повторном нарушении ТЗ руководителя могут освободить от занимаемой должности.
6. Табель может использоваться в качестве доказательства в суде при возникновении . Например, правомерность увольнения работника за прогул.
7. Статистическим органам. Согласно табелю составляются ряд отчетов. Например, отчет по форме П-4.

Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база Гусятникова Дарья Ефимовна

2.5. Табель учета рабочего времени

В соответствии со ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Для оформления данных такого учета Госкомстатом России разработаны унифицированные формы № Т-12 (код по ОКУД 0301007) и № Т-13 (код по ОКУД 0301008). Данные унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда применяются юридическими лицами всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных учреждений. К сожалению, эти формы предназначены для учета использования рабочего времени на предприятиях, применяющих только повременную систему оплаты труда. При сдельной оплате труда предприятия самостоятельно разрабатывают формы первичных документов по учету выработки.

Табель учета использования рабочего времени применяется:

Для получения данных об отработанном работниками организации времени;

Для учета фактически отработанного времени, времени простоя, болезни, отпусков и других форм использования рабочего времени;

Для контроля соблюдения работниками установленного режима рабочего времени;

Для регистрации прогулов;

Для расчета заработной платы;

Для составления статистической отчетности по труду.

Табель составляется в одном экземпляре уполномоченным на то лицом, часто – работником кадровой службы. Обязанность вести табель может быть прописана у сотрудника в трудовом договоре, должностной инструкции или возложена на него отдельным приказом по основной деятельности. За нарушение обязательства об учете рабочего времени виновные должностные лица несут административную ответственность, налагаемую органами Федеральной инспекции труда.

После составления табель подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в расчетный отдел бухгалтерии, где хранится один год (п. 281 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом России 06.10.2000).

Если зарплата начисляется два раза в месяц, на предприятии необходимо составлять два табеля за месяц: один – для учета отработанного времени в первой половине месяца, а другой – во второй. Если табель составляется один раз в месяц, у бухгалтерии может возникнуть проблема с переплаченным авансом за первую половину месяца, если в это время кто-то из работников отсутствовал на работе. Никакой ответственности при этом организация не понесет.

Если же заработная плата выплачивается один раз в месяц, то в случае жалобы работников в Федеральную инспекцию труда на нарушение требований ст.136 ТК РФ виновное должностное лицо могут оштрафовать на сумму от 500 до 5000 руб. за нарушение законодательства о труде и об охране труда (ст. 5.27 КоАП РФ).

На небольшом предприятии табель может вестись по организации в целом, в более крупных – по структурным подразделениям. В заголовке обязательно указание наименования предприятия и структурного подразделения, на которое заполняется табель, код по ОКПО. Включение работника в табель и исключение из него производится на основании первичных документов по учету кадров (приказ о приеме на работу, трудовой договор).

Форма № Т-12 заполняется вручную чернилами или шариковой ручкой, четким, ясным почерком, без помарок, подчисток, замазываний корректором. Допущенные ошибки исправляются только по установленным правилам (с помощью зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных). Исправления подтверждаются подписью сотрудника, заполнившего форму, а также согласовываются и подписываются всеми лицами, ответственными за содержание документа.

Форма № Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки этого табеля могут иметь частично заполненные реквизиты , относящиеся к условно-постоянной информации в справочниках программы:

Структурное подразделение, цех (отдел), бригада;

Фамилия, имя, отчество;

Профессия (должность);

Табельный номер и т. д.

Форма табеля может изменяться в соответствии с принятой технологией обработки данных. В соответствии с Постановлением Госкомстата России № 1 при необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных. Дополнительные графы рекомендуется вводить в табель тем организациям, чьи работники трудятся во вредных условиях. Работники, перечисленные в списке производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, получают дополнительный отпуск без оговорок.

Иные же, не поименованные в Списке работники, выполняющие в отдельные периоды времени работу в производствах и цехах, профессиях и должностях с вредными условиями труда, предусмотренных в Списке, имеют право на дополнительный отпуск, рассчитываемый пропорционально отработанному времени, на тех же основаниях, что и работники, названные в Списке.

В счет времени, проработанного во вредных условиях труда, засчитываются лишь те дни, в которые работник фактически был занят в этих условиях не менее половины рабочего дня, предусмотренного для работников данного производства, цеха, профессии или должности.

Для целей предоставления дополнительного отпуска работникам, не поименованным в Списке, факт выполнения ими в отдельные периоды времени работ во вредных условиях труда должен быть документально подтвержден. Но вопрос о том, каким образом это следует делать, законодательство не регулирует. Для учета времени работы во вредных условиях труда как раз подойдут дополнительные графы табеля.

Все вносимые в табель изменения должны быть оформлены на предприятии приказом. Удаление отдельных реквизитов из табеля, как и из других унифицированных форм, не допускается.

Первый раздел формы № Т-12 (графы 1–6 № Т-13) называется «Учет рабочего времени» и представляет собой таблицу, где по горизонтали проставляются дни текущего месяца, а по вертикали приводится список фамилий сотрудников. Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле (№ Т-12 – графы 4-17; № Т-13 – графа 4) отведено две строки:

В первой проставляются условные обозначений видов затрат рабочего времени, полный перечень которых приводится на титульном листе формы № Т-12;

Во второй – отражаются данные о количестве отработанных часов по каждому виду затрат рабочего времени.

Таким образом, эти данные позволяют контролировать количество отработанного каждым сотрудником времени, все случаи опозданий и неявок с указанием их причины, а также часы простоя и сверхурочной работы.

Статья 91 ТК РФ под рабочим временем подразумевает время, в течение которого работник должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени. Рабочее время устанавливается в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора.

Учет рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу . Но Постановление Госкомстата России № 1 допускает регистрацию в табеле учета рабочего времени только отклонений (неявок, опозданий сверхурочных часов и т. п.) от графика работы. При отсутствии отклонений в табель заносятся лишь итоговые данные о результатах работы за первую и вторую половины месяца.

Любой день расчетного месяца для каждого работника может быть рабочим, выходным (согласно календарю, особому графику или распоряжению Правительства РФ), праздничным, днем отпуска, болезни и т. д.

Отдельно учитываются следующие виды отработанного времени:

Часы работы (дневные, вечерние);

Ночные часы работы;

Сверхурочные часы работы;

Часы работы в выходные, праздничные дни;

Часы, проведенные в служебной командировке.

Количество отработанных работником часов определяется на основании данных о времени прихода работника на место работы и его ухода. Из этого времени иногда вычитают периоды фактического отсутствия сотрудника на рабочем месте без уважительной причины. Ночным временем считается время с 22 часов до 6 часов (ст. 96 ТК РФ).

К сверхурочной работе (ст. 99 ТК РФ) относится работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной продолжительности рабочего времени, ежедневной работы (смены), а также работа сверх нормального числа рабочих часов за учетный период. Данные о ней вносятся в табель на основании списков лиц, выполнявших эти работы, которые составляет и подписывает начальник структурного подразделения, принявший решение о производственной необходимости сверхурочных работ. Руководитель сверхурочных работ делает в этих списках отметки о количестве часов, фактически проработанных каждым сотрудником сверх нормы.

Таким же образом оформляется учет часов работы в выходные и праздничные дни.

При работе в выходной день независимо от того, как впоследствии она будет компенсироваться работнику, в первой строке соответствующей графы табеля указывается «РП», а во второй – количество фактически отработанных в этот день часов.

Работа в выходной день оплачивается в двойном размере в соответствии со ст. 153 ТК РФ. Основаниями для этого будут табель учета рабочего времени и письменное распоряжение работодателя об оплате. Если работник изъявил желание за работу в выходной день получить другой день отдыха, то в соответствии со ст.153 ТК РФ он может быть ему предоставлен, о чем также должно быть указано в письменном распоряжении работодателя. В тот день, когда отдых предоставлен, в табеле ставится «В». В этом случае работа в выходной день оплачивается в одинарном размере в том месяце, когда работник работал в выходной день, а другой день отдыха оплате не подлежит независимо от того, в каком месяце он будет предоставлен.

При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т. д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

Время, проведенное сотрудником в служебной командировке , учитывается на основании оформленного надлежащим образом командировочного удостоверения, в котором проставляются отметки о времени прибытия и выбытия работника в каждый пункт назначения, заверенные подписями и печатями принимающих сторон. Эти отметки позволяют определить время нахождения работника в командировке. При этом днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета или другого транспортного средства из места, где находится постоянная работа командированного лица, а днем приезда – день прибытия транспорта в это место. Точное время подтверждается наличием билетов на указанные транспортные средства.

В те дни, когда работник находился в командировке (включая и выходной день), в первой строке табеля необходимо поставить «К» – буквенный код служебной командировки, а вторая строка не заполняется. В соответствии со ст.167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение среднего заработка.

Учет времени, проведенного сотрудниками в отпуске, осуществляется на основании приказов о предоставлении отпуска. При этом в табеле отдельно учитываются следующие виды отпусков:

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск;

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, предусмотренный законодательством, нормативными актами, коллективным договором;

Отпуск в связи с обучением с сохранением заработной платы, повышением квалификации с отрывом от производства и др.;

Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы;

Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы;

Отпуск по беременности и родам;

Частично оплачиваемый отпуск, предоставляемый по уходу за ребенком;

Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по уходу за ребенком;

Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению администрации;

Отпуск без сохранения заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством.

Если сотрудник уходит в отпуск, то в табеле учета рабочего времени необходимо указывать праздничные дни, т. к. нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, не включаются в ежегодный отпуск и не оплачиваются (ст. 120 ТК РФ). Выходные дни в этот период не отмечаются, т. к. они входят в понятие «календарные дни отпуска».

Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.). Эти документы работники обязаны предоставить табельщику или уполномоченному лицу до окончания расчетного периода.

Например, если работник по телефону сообщил о болезни, при заполнении табеля до появления работника на работе в табеле проставляется буквенный код «НН» – неявка по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств). После предоставления больничного листка этот буквенный код исправляется на код «Б» – временная нетрудоспособность (болезнь).

Отступления и нарушения установленного режима рабочего времени могут быть следующие:

Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т» – временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством) и отпуска по уходу за больными и по карантину, оформленные листками нетрудоспособности;

Неоплачиваемая нетрудоспособность в случаях, предусмотренных законодательством (в связи с бытовой травмой, по уходу за больными и по карантину, оформленные справками лечебных учреждений и т. д.);

Часы сокращения работы рабочим и служащим против установленной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством;

Простои не по вине работника;

Невыходы на работу с сохранением заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством (выполнение государственных или общественных обязанностей, ликвидация чрезвычайных ситуаций, устранение последствий стихийных бедствий);

Прогулы (неявки на работу без уважительной причины в течение всего рабочего дня или отсутствие на работе без уважительной причины более 3-х часов (непрерывно или суммарно) в течение всего рабочего дня, административный арест за административные правонарушения, пребывание в медицинском вытрезвителе, забастовки, признанные незаконными, и другие неявки по неуважительным причинам);

Неотработанные часы в связи с работой в режиме неполного рабочего времени по инициативе администрации;

Выходные дни (для еженедельного отдыха) и праздничные дни;

Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом);

Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств).

Итоговые данные по учету использования рабочего времени за месяц указываются в графах 8-17 раздела 1 формы № Т-12, а затем используются для расчета и начисления заработной платы. После заполнения раздела 1 формы № Т-12 (№ Т-13), документ подписывается ответственным за его ведение лицом, руководителем структурного подразделения и передается в бухгалтерию для начисления заработной платы. Этот раздел может выступать как самостоятельный документ при раздельном учете использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Раздел 2 формы № Т-12 «Расчет с персоналом по оплате труда» предназначен для расчета заработной платы и заполняется работниками бухгалтерии. Он представляет собой таблицу, в которой приводятся табельные номера работников, данные об установленных работникам окладах (тарифных ставках), данные о количестве отработанных дней (часов) по каждому работнику в разрезе всех видов произведенных им работ, а также рассчитываются начисляемые по ним суммы заработной платы. В форме № Т-13 отсутствуют графы для отражения рассчитанных сумм начисляемой заработной платы.

Начисление основной (за отработанное время) и дополнительной (за непроработанное время) заработной платы производится с учетом норм рабочего времени, установленных законодательством РФ. Заметим, что система дополнительной оплаты и стимулирования труда, в том числе размеры повышенной оплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочную работу, другие виды работ, устанавливается работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации. Однако, при этом условия оплаты труда, определенные трудовым договором, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами организации, не могут быть ухудшены по сравнению с установленными ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами.

Четвертая страница формы № Т-12 содержит данные и показатели, необходимые для составления статистической отчетности по труду. При ее заполнении следует руководствоваться «Инструкцией по заполнению организациями сведений о численности работников и использовании рабочего времени в формах федерального государственного статистического наблюдения», утвержденной постановлением Госкомстата России от 7 декабря 1998 г. № 121.

При составлении табеля необходимо заполнять все реквизиты , предусмотренные унифицированной формой, если в нем остаются незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты. Окончательно оформленный табель подписывается ответственным лицом и руководителем структурного подразделения.

Табель учета рабочего времени является основанием для начисления работникам заработной платы. При его отсутствии организация не имеет документального доказательства того факта, что работники действительно работали (а не болели, не были в отпуске, не прогуляли и т. п.).

Если в связи с неоднократными неисполнениями работником без уважительных причин трудовых обязанностей работодатель решает уволить работника (п. 5 ст. 81 ТК РФ), если работник к тому же имеет и дисциплинарное взыскание, то опоздание на работу при наличии дисциплинарного взыскания является законной причиной для такого увольнения. Но зачастую оказывается, что в день опоздания в табеле указано полное количество отработанных часов в рабочий день без какого-либо уменьшения на время опоздания. А объяснительных и докладных записок, приказов и записей в трудовую книжку увольняемого оказывается недостаточно, т. к. именно табель применяется для контроля соблюдения работниками установленного режима рабочего времени и для записи отработанного количества часов. Раз опоздание в табеле не отмечено, доказать его очень проблематично.

Из книги Не дай себя надуть бухгалтеру! Книга для руководителя и владельца бизнеса автора Гладкий Алексей

«Левые» больничные – кража рабочего времени фирмы Не секрет, что все мы время от времени болеем и родная компания в соответствии с действующим законодательством оплачивает нам сданные в бухгалтерию больничные листы. Однако если говорить правильно, то на предприятии мы

Из книги Теория статистики автора Бурханова Инесса Викторовна

50. Статистика рабочей силы и рабочего времени предприятия Статистика рабочей силы изучает состав и численность рабочей силы. В сфере материального производства рабочая сила подразделяется на персонал, занятый в основной деятельности предприятия, и персонал неосновной

Из книги Общая теория статистики автора Щербина Лидия Владимировна

46. Фонды рабочего времени В статистической науке рассматриваются сле–дующие фонды рабочего времени (в человеко-днях).Календарный фонд – это все время отчетного периода, который равен произведению числа кален–дарных дней в периоде на списочную численность

Из книги Бухгалтерский учет автора Мельников Илья

УЧЕТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ Учет времени, отработанного работником, ведется с помощью табеля учета использования рабочего времени. Если предприятие небольшое, табель ведется по предприятию в целом, либо по структурным подразделениям организации.Табели

Из книги Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база автора Гусятникова Дарья Ефимовна

2.8.2. Об особом режиме рабочего времени Особый режим работы подразумевает отличие от нормального, установленного в организации порядка распределения рабочих функций в течение рабочего дня.Сверхурочная работа – это работа по инициативе администрации «за пределами

Из книги 1С: Предприятие в вопросах и ответах автора Арсентьева Александра Евгеньевна

25. Норма рабочего времени Норма рабочего времени – это количество часов, которое должен отработать работник в соответствии с условиями трудового договора, коллективного договора, правил внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актов организации

Из книги Экономическая статистика. Шпаргалка автора Яковлева Ангелина Витальевна

Вопрос 22. Единицы измерения и состав рабочего времени Рабочее время лиц, работающих по найму, регулируется трудовым законодательством, в соответствии с которым продолжительность нормальной рабочей недели составляет 40 часов, а для несовершеннолетних и лиц, работающих в

Из книги 1С: Управление небольшой фирмой 8.2 с нуля. 100 уроков для начинающих автора Гладкий Алексей Анатольевич

Вопрос 23. Балансы рабочего времени С помощью балансов рабочего времени осуществляется анализ его использования. Они составляются в человеко-днях и человеко-часах.Баланс рабочего времени состоит из двух разделов:ресурсы рабочего времени;использование рабочего

Из книги Современные требования к кадровой службе (отделу) автора Пономарева Наталья Г.

Вопрос 24. Показатели использования рабочего времени Показатели использования рабочего времени рассчитываются на основе данных балансов рабочего времени. К этим показателям относятся:1) коэффициент использования максимально возможного фонда рабочего времени: где ТФ

Из книги Заработная плата: начисления, выплаты, налоги автора Турсина Елена Анатольевна

УРОК 72. Табель учета рабочего времени Табель является основным документом, предназначенным для учета рабочего времени сотрудников предприятия. Возможности программы "1С:Управление небольшой фирмой 8.2" предусматривают формирование табелей учета рабочего времени – для

Из книги 1C: Предприятие, версия 8.0. Зарплата, управление персоналом автора Бойко Эльвира Викторовна

6.7. Табель рабочего времени Табель рабочего времени применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об

Из книги Бизнес-план на 100%. Стратегия и тактика эффективного бизнеса автора Абрамс Ронда

2.1.Учет рабочего времени Прежде, чем приступить к ознакомлению с принципами, основаниями и регистрами учета рабочего времени, рассмотрим, как ТК РФ трактуются понятия, связанные с рабочим временем. Кроме того, рассмотрим такие тесно связанные с понятием рабочего времени

Из книги Экономический анализ автора Климова Наталия Владимировна

14.6.2. Особенности суммированного учета рабочего времени Графики работы могут быть помечены, как графики суммированного учета рабочего времени, тогда при оплате работникам организаций, работающим по таким графикам, больничных листов или отпусков будет использоваться

Из книги Управление отделом продаж автора Петров Константин Николаевич

Режим рабочего времени Уместным выглядит в приложении и описание режима работы предприятия, подтверждающее продуктивность использования человеческого капитала. Полезно привести рабочий график и в том случае, когда деятельность предприятия осуществляется в несколько

Из книги автора

Вопрос 26 Анализ использования рабочего времени Анализ уровня использования фонда рабочего времени проводится в разрезе каждой категории работников, производственного подразделения и в целом по предприятию. Для обеспечения сопоставимости данных (по причине ежегодных

Из книги автора

Использование рабочего времени О важности навыков планирования рабочего времени мы уже не раз упоминали на страницах этой книги. Использование рабочего времени продавца оценивается по таким показателям: количество отработанных дней; количество коммерческих

Е.А. Шаповал, юрист, к. ю. н.

Заполняем табель рабочего времени при «отклонениях»

Работодатель обязан вести учет отработанного каждым работником времен ист. 91 ТК РФ . Для этих целей используется табель. От правильного его заполнения зависит расчет зарплаты каждого работника.

Коммерческие организации могут использовать самостоятельно разработанную форму табел яПисьмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1 , которую должен утвердить руководитель организаци ич. 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . Или же они могут воспользоваться привычными и удобными унифицированными формами № Т-12 или № Т-13. Эти формы можно дополнить графами и строками для внесения сведений, отражающих особенности учета рабочего времени исходя из специфики деятельности организации. В этом случае форма табеля также должна быть утверждена руководителем компании.

Не всегда понятно, какие коды нужно использовать в той или иной нестандартной ситуации. Рассмотрим заполнение табеля для таких случаев на примере формы № Т-12.

Работник отпросился с работы

Если работник в течение дня работал, например, 6 часов, а остальное время (например, 2 часа) по уважительной причине с согласия руководителя был освобожден от работы, в табеле учета рабочего времени указываете в верхней графе буквенный код «Я» или цифровой «01», а в нижней - продолжительность отработанного времени в часах (в нашем случае «6»). Неотработанные часы никак отражать и оплачивать не нужно, в том числе окладникам.

Работник заболел в отпуске

Дни болезни были отражены в табеле как дни отпуска. О том, что работник заболел, вы узнаете только после того, как он выйдет на работу. Поэтому вам нужно исправить табель, отразив в нем дни болезни. Основанием для исправления табеля будет представленный работником листок нетрудоспособности.

Пример. Исправление табеля, если работник заболел в отпуске

/ условие / Н.Н. Зайцев, находящийся в отпуске с 07.09.2015 по 20.09.2015, заболел. 21.09.2015 он на работу не вышел и не сообщил, что продлевает отпуск. Поэтому в табеле до момента его выхода на работу была отражена неявка по невыясненным причинам с использованием буквенного кода «НН». После выхода на работу 01.10.2015 он представил больничный с 09.09.2015 по 18.09.2015.

/ решение / Заполняем табель так.

Исправленному в отношении Н.Н. Зайцева за 9- 18-е числа месяца с «ОТ» на «Б», за 21- 25-е, 28- 30-е числа с «НН» на «ОТ» и за 26-е и 27-е числа с «В» на «ОТ» верить

О.И. Иванова

А.И. Волкова

Внесение изменений нужно заверить подписями тех лиц, которые первоначально подписали табель

Основание: листок нетрудоспособности от 09.09.2015 № 003 254 456 675

1. Учет рабочего времени

...																																		...
	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15		16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	31	Итого отработано за II половину месяца
	4															5	6																7
	Я	Я	Я	Я	В	В	ОТ	ОТ	ОТ Б	ОТ БЗачеркиваете неправильный код и рядом вписываете правильный	ОТ БЗачеркиваете неправильный код и рядом вписываете правильный	ОТ БЗачеркиваете неправильный код и рядом вписываете правильный	ОТ БЗачеркиваете неправильный код и рядом вписываете правильный	ОТ БЗачеркиваете неправильный код и рядом вписываете правильный	ОТ БЗачеркиваете неправильный код и рядом вписываете правильный	4	ОТ БЗачеркиваете неправильный код и рядом вписываете правильный	ОТ БЗачеркиваете неправильный код и рядом вписываете правильный	ОТ БЗачеркиваете неправильный код и рядом вписываете правильный	ОТ	ОТ	НН ОТЗачеркиваете неправильный код и рядом вписываете правильный	НН ОТЗачеркиваете неправильный код и рядом вписываете правильный	НН ОТЗачеркиваете неправильный код и рядом вписываете правильный	НН ОТЗачеркиваете неправильный код и рядом вписываете правильный	НН ОТЗачеркиваете неправильный код и рядом вписываете правильный	В ОТЗачеркиваете неправильный код и рядом вписываете правильный	В ОТЗачеркиваете неправильный код и рядом вписываете правильный	НН ОТЗачеркиваете неправильный код и рядом вписываете правильный	НН ОТЗачеркиваете неправильный код и рядом вписываете правильный	НН ОТЗачеркиваете неправильный код и рядом вписываете правильный		0
	8	8	8	8												32																	0
	...

Если же табель с неправильными записями будет еще не закрыт, то можно просто его переписать, указав правильные коды.

Переработка при ненормированном рабочем дне

Переработка при таком режиме работы не оплачивается, а компенсируется только предоставлением дополнительного оплачиваемого отпуска продолжительностью не менее 3 календарных днейстатьи 101 , 119 ТК РФ . Причем право на дополнительный отпуск возникает у работника, замещающего должность, включенную в перечень должностей работников организации с ненормированным рабочим днем, независимо от продолжительности работы в условиях ненормированного рабочего дняПисьмо Роструда от 24.05.2012 № ПГ/3841-6-1 . Поэтому вы можете не отражать время переработки. То есть можете указать только время, отработанное в пределах нормы часов за рабочий день.

Но если вы хотите иметь документальное подтверждение переработки при ненормированном рабочем дне, то можете включить в табель самостоятельно разработанный код для учета такой переработки (например, буквенный код «НРД»). Тогда в графе под этим кодом отражайте продолжительность переработки.

Декретница выходит на работу

Если работница находится в отпуске по уходу за ребенком, это не означает, что на нее можно не вести табель. Ведь трудовые отношения с ней не прекращаютс яст. 256 ТК РФ . Каждый календарный день такого отпуска помечается в табеле буквенным кодом «ОЖ» или цифровым «15». Графу под кодом заполнять не нужно.

Если же сотрудница работает в отпуске по уходу за ребенком на условиях неполного рабочего времен ист. 256 ТК РФ , то, помимо отпуска, в табеле нужно отражать отработанное время с использованием буквенного кода «Я» или цифрового «01» и указанием в графе под кодом отработанного времени.

Пример. Заполнение табеля, если работница в отпуске по уходу за ребенком работает

/ условие / Работница, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, с 01.09.2015 (после того как ему исполнилось полтора года) вышла на работу на условиях неполного рабочего времени по графику: вторник, среда, четверг - по 4 часа в день. Организация работает в режиме пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье.

/ решение / Фрагмент табеля по форме № Т-12 за период с 1 по 15 сентября 2015 г. заполняем так.

...		...	Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца																...
			1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	Итого отработано за I половину месяца
	2		4															5
	Абрамова Ольга Ивановна		ОЖ	ОЖ	ОЖ	ОЖ	ОЖ	ОЖ	ОЖ	ОЖ	ОЖ	ОЖ	ОЖ	ОЖ	ОЖ	ОЖ	ОЖ
			Я	Я	Я	В	В	В	В	Я	Я	Я	В	В	В	В	Я	7
			4	4	4					4	4	4					4	28
	...		...

В соответствии с табелем за первую половину сентября сотруднице нужно выплатить зарплату пропорционально отработанному времени - за 28 часо вст. 93 ТК РФ . Поскольку ребенку уже исполнилось полтора года, пособие ей не выплачиваетс яст. 14 Закона от 19.05.95 № 81-ФЗ ; ч. 1 ст. 11.1 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ .

Работник заболел, после того как отработал часть дня

Если работнику выдан больничный за отработанный полностью или частично день, в табеле нужно отразить:

• отработанный день - буквенным кодом «Я» либо цифровым «01» с указанием в графе под кодом продолжительности отработанного времени;
• день на больничном - буквенным кодом «Б» либо цифровым «19». Графу под кодом не заполняете.

Выплатить за часть дня зарплату, а за часть дня пособие нельзя. Ведь выплата пособия за часть дня законодательством не предусмотрена. Поэтому за отработанный день, совпадающий с датой начала освобождения от работы по больничному, работник может получить:

• <или> зарплату пропорционально отработанному в этот день времени. Окладнику полагается часть оклада пропорционально отработанным в этот день часам, а сдельщику - оплата за количество произведенной в этот день продукции (объем выполненной работы);
• <или> пособие по временной нетрудоспособности.

Конечно, если зарплата за отработанное время больше, чем размер дневного пособия, работнику имеет смысл выбрать зарплату.

Поэтому попросите работника написать заявление с указанием, какую выплату ему начислить за такой день.

Решение работника никак не повлияет на заполнение табеля.

Не забудьте, что если работник выберет за отработанный день зарплату, то оплачиваемый за счет средств работодателя период (3 календарных дня) тоже сдвигается. То есть работодатель должен оплатить по больничному второй, третий и четвертый дни освобождения от работ ып. 1 ч. 2 ст. 3 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ .

Сверхурочная работа при суммированном учете рабочего времени

Количество часов, отработанных сверхурочно при суммированном учете рабочего времени, определяется по итогам учетного периода (от месяца до года), установленного вашей организацие йст. 104 ТК РФ .

Если внутри учетного периода продолжительностью более месяца в одном из месяцев количество отработанных по графику часов превышает норму рабочих часов по производственному календарю, то превышение не нужно отражать как сверхурочную работу. Ведь при суммированном учете такая переработка компенсируется недоработкой в другом месяце. Если учетный период составляет месяц, то переработка на одной неделе компенсируется недоработкой на другой так, чтобы по итогам месяца выйти на норму рабочего времени по производственному календар юст. 104 ТК РФ .

Если же по итогам работы за учетный период получится, что сотрудник отработал больше нормы по производственному календарю (например, если работник был привлечен к работе в связи с неявкой сменяющего работника), то такую переработку надо приказом руководителя признать сверхурочной работой. Вносить изменения в табель не нужно. Ведь на момент выполнения сотрудником работы было еще неясно, будет у него по итогам учетного периода переработка или нет.

Рабочий день при дежурстве попадает на два дня

Если дежурство начинается в один день (например, в 20.00), а заканчивается на другой день (например, в 6.00), то в табеле нужно отразить количество отработанных часов, приходящихся на каждый день, с использованием буквенного кода «Я» или цифрового «01». А время, отработанное с 22.00 до 6.00, нужно дополнительно отразить буквенным кодом «Н» или цифровым «02» с указанием количества часов работы в ночное врем яст. 96 ТК РФ . Таким же образом табель может заполняться, когда рабочий день разделен на части, при работе по графику «сутки через трое».

Пример. Заполнение табеля при работе по графику, если дежурство попадает на два дня

/ условие / Сотрудник работает по графику «сутки через трое» с 20.00 до 20.00 без перерыва на обед.

В период с 01.11.2015 по 07.11.2015 по графику рабочий день попадает на 4 ноября - нерабочий праздничный день.

/ решение / Фрагмент табеля по форме № Т-12 за период с 01.11.2015 по 07.11.2015 выглядит так.

...	Табельный номер	Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца							...
		1	2	3	4	5	6	7
	3	4
	01	В	В	В	РВ	Я	В	В
					4	20
					Н	Н
					2	6
	...

В соответствии с табелем 4 часа работы 4 ноября нужно оплатить не менее чем в двойном размере часовой тарифной ставки или часовой части оклада, так как рабочий день совпал с нерабочим праздничным днем. Если работник вместо двойной оплаты возьмет за работу в праздник отгул, то работу оплатите в одинарном размер ест. 153 ТК РФ . За 6 часов работы в ночь с 4 на 5 ноября надо выплатить доплату в размере не менее 20% часовой тарифной ставки или часовой части оклада за каждый час работ ыст. 154 ТК РФ ; Постановление Правительства от 22.07.2008 № 554 .

Отметим, что если работник принят для работы только в ночное время и вся его рабочая смена приходится только на ночное время (например, смена длится 8 часов с 22.00 до 6.00), то отработанное им время отражается только буквенным кодом «Н» или цифровым «02» с указанием в строке под кодом продолжительности отработанного времени.

Работа в выходные и праздники по графику

Если работникам выходные дни предоставляются по скользящему графику, а не в субботу и воскресенье, то рабочие дни по графику, попадающие на субботу и воскресенье, отражаются в табеле как обычные рабочие дни буквенным кодом «Я» или цифровым «01», а не как работа в выходной день с использованием буквенного кода «РВ» или цифрового «03». В графе под кодом укажите количество отработанных часов.

Если рабочий день такого работника попадает на нерабочий праздничный деньст. 112 ТК РФ , то в табеле он отражается как работа в нерабочий праздничный день кодом «РВ» либо цифровым «03» с указанием в графе под кодом продолжительности отработанного в такой день времени.

Внутреннее совместительство

При внутреннем совместительстве работнику нужно присвоить два табельных номера и дважды вписать его в табель - как основного работника и как совместителя.

... Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия) Табельный номер Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца ... 1 2 3 4 5 6 7 2 3 4 Алексеев Иван Николаевич 01 Я Я Я Я В В Я 8 8 8 8 8 Алексеев Иван Николаевич 22 Я Я Я Я В В Я 4 4 4 4 4 ...

Неотработанные праздники у сдельщиков

Сдельщикам за неотработанные нерабочие праздничные дни должна выплачиваться компенсация в размере, установленном работодателе мст. 112 ТК РФ . Специальных кодов для отражения в табеле таких дней для этой категории работников не предусмотрено. Как правило, они отражаются буквенным кодом «В» или цифровым «26». Графа под кодом не заполняется. Но чтобы бухгалтер видел, за сколько нерабочих праздничных дней необходимо выплатить компенсацию сдельщикам, можно ввести дополнительное обозначение, например буквенный код «ВК». Кроме того, можно вынести количество таких дней в итоговую таблицу, дополнив ее специальной графой.

Однодневная командировка с выходом на работу

Если в день нахождения в однодневной командировке сотрудник успел поработать еще и по месту постоянной работы, то такой день нужно отразить не только как день командировки с использованием буквенного кода «К» и цифрового «06» без заполнения графы под кодом (так как переработка в командировке все равно не оплачивается), но и как обычный отработанный день с использованием буквенного кода «Я» или цифрового «01» с указанием в графе под кодом количества отработанных часов. За отработанные в такой день часы работнику (в том числе окладнику) нужно выплатить зарплату, а также средний заработок за день командировк истатьи 129 , 167 ТК РФ .

Рейсы и междурейсовый отдых водителей на международных перевозках

Время, затраченное таким водителем на управление транспортным средством, отражается в табеле буквенным кодом «Я» или цифровым «01» с указанием в графе под кодом продолжительности этого времени на основании данных регистрационного листка, зафиксированных тахографо мст. 8 Закона от 24.07.98 № 127-ФЗ . Дни еженедельного и междурейсового отдыха отражаются буквенным кодом «В» или цифровым «26». Графа под кодом не заполняется.

Работник уволился до окончания месяца

В случае увольнения работника до окончания месяца графы за дни после увольнения можно оставить просто незаполненными. Но если вы боитесь их случайно заполнить, можете написать в этих графах «УВОЛЕН».

Правильное заполнение табеля поможет вам подтвердить соблюдение требований трудового законодательства к продолжительности рабочего времени, а также начислить зарплату. Отсутствие же учета рабочего времени является нарушением трудового законодательства, за которое трудинспекция при проверке может вынести предупреждение или оштрафоват ьч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ; Решение Мосгорсуда от 14.11.2014 № 7-4900 :

• организацию - на сумму от 30 000 до 50 000 руб.;
• руководителя организации и предпринимателя - на сумму от 1000 до 5000 руб.

Табель учета рабочего времени – служит основанием для расчета зарплаты сотрудникам. Данный документ содержит сведения о наличии сотрудников на своих рабочих местах или же об их отсутствии с указанием причины. Для заполнения можно воспользоваться унифицированной формой Т-13 или же формой Т-12. В рамках этой статьи мы подробно рассмотрим особенности заполнения табеля формы Т-13, приведем образец заполнения табеля учета рабочего времени на примере формы Т-13. Кроме того, вы можете скачать бланки обеих форм ниже.

Табель учета рабочего времени представляет собой таблицу, в которой для каждого сотрудника предприятия учитывается явки и неявки на работу. Выводится общее количество отработанных дней и часов за месяц. Помимо этого, указываются кодовые обозначения причин неявок на работу.

Табель учета рабочего времени форма Т-13 – образец заполнения

Прежде всего, стоит отметить, что заполнение бланка может выполняться двумя способами:

• отмечаются все явки, неявки на работу ежедневно;
• отмечаются только невыходы на работу, опоздания и прочие отклонения от нормального рабочего дня.

В нашем образце табеля использован первый метод учета рабочего времени.

Прежде всего, нужно внести данные о выходах сотрудников на работу в течение месяца в табель учета рабочего времени. Бланк Т-13 для этого имеет таблицу, в которой для каждого сотрудника заполняется отдельная строка.

В графе 2 и 3 ставится ФИО, должность работника, его табельный номер.

В графе 4 отмечаются явки и неявки на работу. Для каждого календарного дня месяца – отдельная клетка, сверху указывается кодовое обозначение, ниже количество часов отработанных за этот день. Возможен вариант, когда нижняя клетка не заполняется, при этом учет рабочего времени ведется в днях.

Кодовые обозначения можно найти на титульном листе табеля форма Т-12.

В представленном ниже образце заполнения формы Т-13 для учета рабочего времени были использованы следующие буквенные коды:

• Я – день отработан полностью;
• В – выходной день;
• К – нахождение работника в командировке;
• Б – на больничном;
• ОТ – в отпуске.

По окончании месяца следует посчитать количество отработанных дней и часов в первой и второй половине месяца, для этого табель имеет графы 5, 6. В пятой – в верхней клетке отражается количество отработанных дней за первую и вторую половину месяца, в нижней клетке – количество отработанных часов за каждую половину месяца. В шестой – указывается количество отработанных дней (верхняя клетка) и часов (нижняя клетка) за весь месяц. На рисунке ниже показан пример заполнения 1-6 колонку табеля учета рабочего времени.

Пример заполнения 1-6 колонку табеля учета рабочего времени (форма Т-13)

Графы 7-9 бланка Т-13 содержат сведения, которые пригодятся для .

Для каждого вида оплаты труда существует отдельное кодовое обозначение, например:

• 2000 – это кодовое обозначения оплаты труда и командировочных;
• 2012 – код табеля учета рабочего времени для оплаты отпускных;
• 2300 – код при оплате больничного листа и пр.

Наш пример заполнения табеля учета использования рабочего времени содержит указанные выше три кода.

Если для всех работников использован только один вид оплаты труда, то следует заполнить следующие данные:

• код вида оплаты – вверху граф 7-9, единый для всех работников;
• корреспондирующий счет – счет, на который относятся затраты по данному виду оплаты труда;
• 7, 8 графы остаются пустыми;
• 9 – количество отработанных за месяц дней (часов) для каждого работника.

Если же используются несколько видов оплаты труда, то заполнять нужно все три графы: 7, 8, 9.

В седьмой ставится код оплаты труда, в восьмой – счет для отнесения затрат по данному виду оплаты, в девятой – количество дней или часов, соответствующих данному виду оплаты. Эти данные заполняются для каждого работника, указанного в табеле рабочего времени.

Остальные графы таблицы содержат сведения о причинах неявок, опозданий работников.

Здесь также имеются свои кодовые обозначения причин неявок, например:

• К – командировка;
• Б – больничный;
• ОТ – отпуск и пр.

Рядом с указанием кода причины ставится количество часов или дней отсутствия работника по этой причине. Заполнение табеля учета рабочего времени обычно возлагается на руководителей отделов или подразделений либо же на работников кадровой службы.

Заполнение табеля учета рабочего времени по форме Т-13 (колонки 7-13)

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Скачать табель учета рабочего времени (форма Т-13). Образец и бланк в Excel

Ниже можно скачать бланк табеля учета рабочего времени на одном листе, а также в качестве примера ниже можно посмотреть заполненный образец документа.

Видео-урок “Табель учета рабочего времени. Форма Т-13”

В данном видео-уроке показан подробный пример заполнения табеля учета рабочего времени по форме Т-13.